Vår erfaring viser at den ideelle tidsrammen for utsendelse av invitasjoner avhenger av arrangementets omfang. For store nasjonale konferanser og faglige dagsseminarer bør den første invitasjonen sendes ut minst 6 til 8 uker i forkant. For mindre, interne kurs eller kortere webinarer er det som regel tilstrekkelig å sende ut invitasjonen 2 til 3 uker før arrangementsdatoen.