Vår erfaring viser at den ideelle tidsrammen for utsendelse av invitasjoner avhenger av arrangementets omfang. For store nasjonale konferanser og faglige dagsseminarer bør den første invitasjonen sendes ut minst 6 til 8 uker i forkant. For mindre, interne kurs eller kortere webinarer er det som regel tilstrekkelig å sende ut invitasjonen 2 til 3 uker før arrangementsdatoen.

Ja, seltagerne kan velge om de vil avslå invitasjonen eller melde seg på i invitasjonslenken. Statusen oppdateres umiddelbart i deltagerlisten din, slik at du vet nøyaktig hvor mange plasser du har til rådighet.

For å sende e-postinvitasjoner lovlig etter personvernforordningen (GDPR), må du ha et gyldig behandlingsgrunnlag. Dersom du inviterer eksisterende kunder eller ansatte, kan berettiget interesse ofte brukes som grunnlag, men for eksterne lister kreves det som regel et aktivt, dokumentert samtykke på forhånd. Pindena er et norsk påmeldingssystem som etterlever ISO 27001 og lagrer alle data i EU/EØS. Noe som gjør det enkelt for både private selskaper og offentlig sektor å oppfylle de strengeste kravene til GDPR og datalagring.

Siden lenken er unik og låst til den opprinnelige mottageren, vil kollegaen åpne et skjema som allerede er utfylt med den inviterte personens navn. Deltageren kan dermed bli overskrevet.
Personlige invitasjoner bør ikke videresendes og Pindena opplyser om dette i invitasjons e-posten. Gjør det gjerne tydelig for deltagerne at lenken er personlig, og legg heller ved en åpen lenke dersom du ikke har et lukket arrangement.