Planlegg ordreoverføring
Velg selv når ordrer skal overføres til regnskapet.
Full kontroll på ordreflyten
Ved å planlegge når ordrer skal overføres til regnskapssystemet, får du full kontroll på regnskapet og sikrer at fakturagrunnlaget er helt korrekt før det sendes til økonomiavdelingen.
Slutt på kaos og unødvendige kreditnotaer
Mange deltagere gjør endringer i påmeldingsperioden, og det er et smart grep. Men uten planlagt overføring kan man fort miste kontroll. Hver ordre med endring blir sendt over, og med løpende fakturering av deltagere, regnskapsføreren må vite nøyaktig hva som skal faktureres eller krediteres manuelt.
En ryddig arbeidsperiode med kvalitetssikrede data
Ved å samle opp bestillingene i Pindena, kan du rydde i deltagerlisten og gjøre alt klart før regnskapsføreren mottar ordre som skal behandles. Regnskapsføreren mottar kun ferdige data som er klare for direkte bokføring, noe som sikrer en effektiv og feilfri økonomiprosess for begge parter.
Trygghet for deltageren
Deltageren mottar en fullstendig påmeldingsbekreftelse med prisoppsummering umiddelbart etter påmelding. Dette gir dem trygghet, mens du beholder fleksibiliteten.
5 fordeler med å utsette ordreoverføring
- Færre kreditnotaer: Unngå feil ved å vente til bestillingene er endelige.
- Ryddigere regnskap: Økonomiavdelingen mottar kun ferdige og korrekte data.
- Full fleksibilitet: Gjør alle endringer på ordre i Pindena frem til overføringsdatoen.
- Smidig oppsett: Du setter en dato én gang, så fikser systemet resten.
- Automatisk flyt: Spar tid på manuelt arbeid mellom påmelding og økonomi.
Slik planlegger du ordreoverføring
Utsett fakturering fra Pindena er en konfigurasjon som vi kan aktivere for deg. Når den er skrudd på, får du tilgang til innstillingene i oppsettet. Her setter du enkelt datoen for når overføringen skal skje. Du har alltid muligheten til å overstyre dette og overføre enkeltordre manuelt dersom det skulle oppstå et hastebehov.
Ofte stilte spørsmål
Ja, deltageren mottar en vanlig påmeldingsbekreftelse på e-post rett etter påmelding. Denne inneholder en fullstendig oversikt over valgte produkter og priser, slik at de har dokumentasjon på sin bestilling selv om selve overføringen til regnskapssystemet skjer på et senere tidspunkt. Ordreopsummering i bekreftelsen kan du velge å skru på, uavhengig om du utsetter å opprette ordre eller ikke.
Dette er en av de største fordelene med planlagt overføring. Dersom en deltager melder seg av før den valgte datoen, vil det ikke bli generert noen ordre i regnskapssystemet i det hele tatt. Du slipper å opprette kreditnotaer og rydde i regnskapet for deltagere som aldri skulle vært fakturert. Systemet sørger for at kun de som faktisk er påmeldt ved overføringstidspunktet blir med i dataflyten.
Det er nettopp her fordelen ligger. Alle endringer gjort i Pindena før den planlagte datoen vil bli inkludert i den endelige ordren. Du slipper dermed å kreditere en opprinnelig faktura og lage en ny dersom deltageren legger til produkter eller endrer sine valg underveis.
Få tips fra Kåre
Chatboten Kåre svarer gjerne på hvordan ordreintegrasjon og planlegging av ordreoverføring fungerer i Pindena påmeldingssystem.
3 steg til aktivering av planlagt ordreoverføring
1️⃣ Ta kontakt
Ta kontakt med oss og be om å få aktivert planlagt ordreoverføring.
2️⃣ Vi skrur det på
Vi aktiverer funksjonen for din løsning, slik at valget for planlagt overføring blir synlig i oppsettet på aktiviteter.
3️⃣ Ta i bruk funksjonen
Du kan nå definere nøyaktig hvilken dato du ønsker at ordrene skal overføres til regnskapet på dine arrangement.
Spar mer tid med integrasjon mot regnskapssystem
Kom raskt i gang med våre ordreintegrasjoner
-
Tripletex
Integrasjon for overføring av fakturagrunnlag og ferdig betalte ordre.
-
PowerOffice Go
Integrasjon for overføring av ordrer som fakturagrunnlag.
-
Visma Enterprise Økonomi
Integrasjon for overføring av ordre til økonomisystemet.
Siste nytt på bloggen
-
Er Excel bedriftens dyreste «gratisverktøy»?
Mange virksomheter holder fast ved Excel fordi det føles gratis og kjent. Men bak den «gratis» lisensen skjuler det seg ofte betydelige kostnader. For å oppnå reell effektivitet må du se forbi vante rutiner og fokusere på hva deltagerhåndteringen faktisk koster bedriften i form av tidsbruk og risiko.
-
Når arrangementene vokser fra det enkle spørreskjemaet
Når påmeldingene blir en flaskehals, har bedriften ofte vokst ut av det enkle spørreskjemaet. Det er et tydelig skille mellom passiv innsamling av data og profesjonell deltagerhåndtering – spesielt når kravene til sikkerhet, økonomi og oversikt øker.
-
Slik bruker du Kåre – din KI-assistent i Pindena
KI-assistent kan hjelpe deg med alt fra tekniske spørsmål til kreativ sparring. Han er ekspert på Pindena sine hjelpesider og nettsider, og han lærer noe nytt hver eneste dag.