Når vårsola melder sin ankomst, er det mange som begynner å tenke på sommerfest – og de som er tidlig ute har allerede booket lokale. Om du er sent eller tidlig ute, så kan logistikken fort bli en hodepine.

Løsningen? Å bruke et system som tar seg av de kjedelige oppgavene for deg.
Her får du en guide til hvordan du planlegger festen de ansatte vil huske – helt uten planleggingsstress.

1. Start tidlig og velg et konsept

De beste lokalene og aktivitetene bookes gjerne måneder i forveien. Akkurat hvor tidlig dere bør starte, avhenger selvfølgelig av hvor stor bedriften er og hvor i landet dere befinner dere. Uansett er det lurt å starte med å definere hva slags fest dere ønsker:

1. Den uformelle: Grillfest i parken eller på takterrassen.
2. Den aktive: Teambuilding med aktiviteter, etterfulgt av enkel servering.
3. Den elegante: Leid lokale med treretters middag og underholdning.

Deretter må dere finne passede sted og velge en dato. Når det er gjort, kan planleggingen gå videre og de ansatte informeres.

2. Full kontroll på påmeldingen med Pindena

Glem Excel-ark og løse e-poster som forsvinner i innboksen. Hvis bedriften allerede bruker Pindena Pindena Påmeldingssystem til interne kurs eller eksterne arrangement, kan du benytte systemet til sommerfesten også. Det profesjonaliserer prosessen og sparer tid helt fra start:

1. Invitasjon med stil
   Du kan enkelt laste opp en Excel-liste med e-postadressen til alle ansatte. Send ut en invitasjon fra Pindena via e-post med personlig lenke til påmelding. Du kan også sende påmeldingslenken fra jobbe-posten din til bedriftens interne e-postliste.
2. Samle inn viktig informasjon
   Samle inn all informasjon du trenger for god planlegging tidlig i prosessen. Er noen interessert i transport eller trenger overnatting? Hvor mange har allergier eller spesielle diettbehov? Pindena holder styr på alle detaljene for deg, så du kan forberede et vellykket arrangement.
3. La de ansatte endre påmeldingen selv
   Det vil alltid være noen som vil endre informasjonen de har fylt ut. Ved å la deltagerne gjøre det selv, får du i førsteomgang samlet inn så mye informasjon som mulig, og deretter har du oppdaterte opplysninger. Du velger selv når du vil stenge for endringer, slik at du kan gjøre de endelige forberedelsene.

3. Maten som passer for alle

Ingenting legger en demper på stemningen som hvis deltagere ikke kan spise maten som serveres. I påmeldingsskjemaet kan du legge inn obligatoriske felt for allergier og dietter.

4. Kommunikasjon underveis

Når du vil skape en god opplevelse er kommunikasjon det viktige bindeleddet mellom deg som planlegger og de som skal delta. Du kan sende meldinger på forhånd for å bygge opp forventningene og dele viktig informasjon.  

1. Del viktig informasjon i god tid
   Med Pindena kan du planlegge e-postutsendelser og segmentere mottakere, om noen skal ha ekstra informasjon om transport eller overnatting. Er det noe nytt om festen, så send en felles e-post før ryktet begynner å spre seg. Da har du kontroll på informasjonsflyten.
2. Ad-hoc SMS ved endringer
   Du kan raskt sende ut SMS-oppdateringer til alle påmeldte må festen starte en halvtime senere, eller flyttes innendørs på grunn av regn. 
3. Påminnelse før festen
   Du kan sende ut automatiske påminnelser, f.eks dagen før, slik at ingen glemmer å ta med solbriller (eller paraply).
4. Påminnelse om hjemtransport
   Planlegg en sms segmentert på hvem som skal hvor, og minn de ansatte på når transporten hjem går, gjerne i løpet av arrangementet.

5. Lag stemning med enkle grep

Stemningen for sommerfesten settes allerede når du sender ut invitasjon, så er det bare å følge opp med å planlegge detaljer og involvere ansatte på det de er gode på – eller kanskje utfordre noen nye. Husk at det er de små detaljene som skaper festen. Her er noen tips som setter stemningen:

1. Ha spillelisten klar
   Lag en felles Spotify-liste som du deler med noen ansatte, slik at du får en god mix av sommerfavoritter på forhånd. 
2. Del ut rekvisiter
   Er du typen som elsker temafester, så hvorfor ikke gjennomføre det også på sommerfesten? Her er det mulighet for å kombinere en gave fra firma, som produkter med logo, med enkle rekvisitter. En enkel hawaii-blomsterkrans, et armbånd med bedriftens verdier, en kjølebag med en drikkeflaske… Kjør idémyldring!
3. Planlegg morsomme aktiviteter
   En uhøytidelig musikk-quiz eller «sommer-OL» med enkle øvelser fungerer alltid som en god isbryter. Her kan man planlegge et første stopp på turen: Om det er zip-line, kjøre firhjuling, seile eller ha enkle 17. mai-leker. Om du vil organisere det på stedet kan helt enkle aktiviteter være mer enn nok.
4. Lag en ansatt-statistikk
   Om du har mulighet for å vise frem en presentasjon på en stor skjerm – lag en morsom statistikk som gjør at de ansatte blir bedre kjent. Du kan blande spørsmål om hvilke type kaffe som er mest populær, hvilke hobbyer de har, hvem som foretrekker ferie i Norge, foran ferie i utlandet og lignende. For å samle inn svar kan du lage en spørreundersøkelse i Pindena, som kan legges med i påmeldingssiden. Du henter enkelt ut statistikk i Pindena, og KI hjelper deg helt sikkert med en flott presentasjon.

Sjekkliste for den ansvarlige

Oppgave	Verktøy
Fastsette dato og lokale	Kalender (eller evaluering i Pindena for å stemme på datoer som passer best)
Opprette påmeldingsskjema	Pindena påmeldingssystem
Sende ut invitasjon	Pindena invitasjon
Sende utfyllende informasjon	Pindena (E-post)
Lage ansatt-statistikk	Pindena spørreundersøkelse
Bestille mat basert på allergiliste	Pindena deltagerliste eksport
Sende ut påminnelser	Pindena (SMS)
Evaluering av sommerfest	Pindena spørreundersøkelse

Få bedre oversikt til sommerfesten

En god sommerfest handler om å være sammen og feire menneskene i bedriften. Ved å planlegge med Pindena og la systemet håndtere påmeldinger, allergier og kommunikasjon, kan du som arrangør få tid til å kose deg med planleggingen, fokusere på detaljene og nyte festen.

Er du klar for å planlegge årets hyggeligste jobbevent?

Gjør det enkelt, profesjonelt og oversiktlig med Pindena! Kontakt oss gjerne for å få en kort demo og prøve Pindena gratis på din sommerfest.