Farsund kommune

Farsund kommune

Med Pindena påmeldingssystem har vi et solid og pålitelig system.

Barbro Heskestad, barne- og ungdomsarbeider i Farsund kommune

Smittesporing med QR-kode var svært nyttig for oss! 

Da Farsund kommune ble rammet av koronaviruset i høst ble Pindena påmeldingssystem et svært nyttig verktøy i forhold til smittesporing. 

Kommunen fikk et stort korona-utbrudd i november og innså at den løsningen de hadde ikke var sikker nok med tanke på smittesporing. Farsund kommune arrangerer blant annet turer og ulike arrangementer for unge, og de så at Pindena påmeldingssystem kunne brukes på flere områder enn bare registrering av deltakere på fritidsklubbene og i skateparken som de opprinnelig hadde brukt det til. De så også at personvern ikke ble tilstrekkelig ivaretatt med registrering av oppmøte ved hjelp av penn og papir.

 

En unik registreringslenke og QR-kode per aktivitet

– Kommunen lager nye arrangementer i påmeldingssystemet for hver aktivitet vi har. Vi arrangerer fritidsklubb 4 dager i uken og skateparken er åpen 2 dager i uken, bare her har kommunen 6 ulike aktiviteter i uken, sier Barbro Heskestad, barne- og ungdomsarbeider i Farsund kommune. 

Med hver aktivitet følger en unik registreringslenke, og disse lenkene legges ut på Facebook slik at det er mulig med forhåndsregistrering. Kommunen har kjøpt nettbrett som ligger på fritidsklubbene slik at man har enkel tilgang til påmeldingslisten. Det er laget et dokument for hver fritidsklubb hvor lenkene for listene ligger.  For dem som ikke har Facebook er det laget ark med unike QR-koder som ligger klare på klubbene og flipside.  Farsund kommune ser for seg at når ting åpner opp igjen etter Covid-19 skal de fortsette å bruke dette systemet dersom de for eksempel skal dra på turer med fritidsklubbene. 

– Da kan vi enkelt holde en god oversikt over hvem som er på plass i bussene når vi skal kjøre, sier Heskestad.

 

Påmeldingssystemet har fungert kjempebra

Kommunen har kun foretatt noen enkle endringer som eksempelvis hvordan påmeldingsrekkefølgen skal være, men dette har vært enkelt å forholde seg til for alle, og det har ikke ført til noen systemproblemer. 

– Vi har per idag én person hos som er ansvarlig for å lage/opprette de ulike aktivitetene, men vi ser nå at det er tid for at flere skal kunne gå inn og gjøre endringer om nødvendig. Det er enkelt å forstå dette systemet når man bare prøver seg, og det er vanskelig å gjøre noen større feil. Det er heller ikke noe merarbeid med nye lenker eller liknende. Det er klart at alt dette tar litt tid, men vi ser at det er svært ryddig og nyttig for oss, så da er arbeidet med lenkene og aktivitetene verdt hvert eneste minutt, sier Heskestad. 

– Vi hadde et smitteutbrudd igjen i februar hvor ansatte og ungdom ble nærkontakter. Da var det bare å hente ut listene og sende til dem som jobber med smittesporing. Vi fikk ingen oppringinger angående dette i etterkant siden listene var svært ryddige og enkle å forholde seg til, forteller hun. 

 

Enkelt å bruke – vi er så fornøyd!

– Det er flere fordeler ved dette påmeldingssystement. Vi kan bruke det på alle aktivitetene vi har, og likevel lage unike aktiviteter. Det er utrolig greit med kopieringsfunksjonen, siden man bare kan gå inn på en tilsvarende aktivitet og endre dato. Det tar 15 sekunder å lage ny aktivitet ved kopiering, og dersom det er noe nytt man skal lage så tar ikke det lange tiden heller. Det er også veldig enkelt å finne lister med påmeldinger når man trenger det, sier Heskestad.

 

– Alle klarer å benytte seg av dette systemet. Det kan kanskje virke litt skummelt for noen, men samtlige har mestret det veldig bra. Kommunen har ansatte som ikke har nettbrett, pc eller internett hjemme. men de klarer dette. Vi er så fornøyd! Vi ser også at vi ikke lenger trenger å stå så tett på ungdommen for å få informasjonen vi trenger. De blir også lei av å oppgi mobilnummeret sitt hver gang. Nå er det bare å si navnet sitt, så er de inne om de har meldt seg på, fortsetter hun.

 

Solid og pålitelig system

Farsund Kommune opplever at de nå har mye mer struktur, oversikt og orden.

– Før koronaen var det jo aldri noen sporing.  Vi var for eksempel på busstur med cirka 100 ungdommer til Danmark og det var ikke alltid like lett å ha full oversikt over om alle var ombord i bussen. Med QR-koden kan alle registrere seg når de går ombord i bussen slik at vi får full oversikt før vi kjører videre, sier Heskestad. 

– Da vi begynte med registrering på grunn av korona var ikke listene veldig gode. Vi startet med ryddige lister, men så ble det bare mer og mer skriveslurv. Vi opplevde også at ungdommen leste listene for å se hvem som deltok og for å finne telefonnumre. Noen tok seg også friheter til litt skriverier og rabling på listene. Vi skjønte at vi ikke hadde god nok sporing og vi hadde heller ikke god nok orden med tanke på personvern. Med Pindena påmeldingssystem har vi et solid og pålitelig system, avslutter barne- og ungdomsarbeider Barbro Heskestad fornøyd.

 

Det tekniske

Farsund kommune har en Pro lisens, og har vært medlem i kun noen måneder, men allerede hatt stor nytte av systemet. De har valgt å lage eget design på aktivitetene ved å legge til bakgrunnsfarger, samt logobilde på de ulike arrangementene.

Påmelding

Kommunen printer ut QR-koder for hver aktivitet som er klar for skanning utenfor de aktuelle lokalene. De benytter seg også av “Innsjekking” hvor man kan sjekke inn alle deltagere som møter opp. Her er det en unik lenke per aktivitet, hvor de også setter opp et passord for å få tilgang til denne innsjekkingen. Ved å utføre innsjekking av de som møter opp vet man ved en eventuell smittesporing nøyaktig hvem som har vært tilstede.