Viktig med proff påmelding i offentlig sektor

Turid hadde et ønske om å forenkle påmelding og spare tid på administrasjon av deltagere. Å holde på med manuell administrasjon var blitt for tidkrevende.
– Vi ønsket å forenkle påmelding og få bedre oversikt ved å unngå et ekstra ledd. Excel-lister blir fort kaotisk og med Pindena har vi kontinuerlig tilgang til en oppdatert digital deltagerliste, forteller Turid.

Med deltagere fra offentlig sektor ønsket Vegforum å få på plass en løsning som ga et mer profesjonelt førsteinntrykk utad. Samtidig ønsket de mer kontroll på informasjonen som blir samlet inn ved påmelding.
– Det var viktig for oss å få mer profesjonell påmelding, og i Pindena får jeg god kontroll fordi kan jeg velge hvordan jeg vil bygge opp skjema og definere oppsett og spørsmål selv, sier Turid.

VBT er et vegfaglig nettverk for de største kommunene i Norge som ble startet i 1988.  I dag er 25 av landets største kommuner medlemmer. De samles blant annet til møter og den årlige fagkonferansen VEGJUS.NO med veg- og trafikkfaglige tema, og deler erfaringer om vegforvaltning. Turid Åsen har jobbet som daglig leder i Vegforum for byer og tettsteder (VBT) siden 2006, og er også prosjektleder for vegjus.no. 

Mer fornøyde deltagere med Pindena

VBT er svært fornøyd med at administrasjon av deltagere nå gir mindre arbeid og er enklere å følge opp. Med et fleksibelt skjema får Turid satt opp skjema med betalingsalternativer og lagt til flere sider for å skape en arrangementsnettside. Her bruker hun blant annet offentlig deltagerliste.
– Deltagerne setter stor pris på at vi har en offentlig deltagerliste i påmeldingsprotalen, det er viktig, sier Turid.

Kommunikasjonsflyten er også forbedret, med mulighet for å sende sms og e-post direkte fra systemet.
VBT har også brukt Innsjekk appen, og her er både arrangør og deltagere godt fornøyd.
– Innsjekk appen er veldig enkel og grei å bruke, og deltagerne likte hvordan vi gjennomførte innsjekken, sier Turid.

Forenkler fakturering med POGO-integrasjon

Behovet for å forenkle fakturering var en viktig faktor ved valg av Pindena påmeldingssystem. Med integrasjon til PowerOffice Go regnskapssystem, blir det mye mindre manuelt arbeid for hver faktura. Turid forteller om et arbeid som har forandret seg drastisk etter at de fikk regnskapsintegrasjon.
– Før var det et etterarbeid med fakturaer som ble gjort manuelt i POGO, nå går dette automatisk, sier hun.

Turid slipper nå å opprette ordre manuelt og kryssjekke informasjon og priser. Ressursnummer kan samles inn allerede ved påmelding, slik at alle data kommer ferdig strukturert til regnskapssystemet.
– Det eneste jeg må gjøre er å huske på å oppdatere kundelisten med e-faktura ellers går faktura ut på e-post, smiler Turid.

God verdi – selv for mindre arrangører

VBT har et fåtall arrangementer i året, noe som gjør at Turid ikke får brukt Pindena hyppig. Da kan det være litt tungt å komme i gang, men hun synes det er greit å sette seg inn i.
– Den største verdien med Pindena er at det krever mindre oppfølging av deltagere. Det er et effektivt påmeldingssystem som gir meg god oversikt og sparer med for tid, sier Turid.
– Jeg kan anbefale Pindena til andre medlemsorganisasjoner på vår størrelse.

Forenkle påmelding og fakturering du også!

Vil du spare tid og få bedre oversikt over påmeldinger til dine arrangementer? Send en e-post eller book møte med Heidi for en uforpliktende prat 🙂