Sparer tid med et felles påmeldingssystem for organisasjonen

Med ansatte som har behov for å administrere påmelding og deltagere, har Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet effektivisert prosessen med et felles påmeldingssystem.
Ifølge Karoline Kvellestad Isaksen i Bufdir sparer de tid på hele prosessen, fra planlegging til oppfølging i etterkant.

– Pindena er intuitiv og vi kan duplisere tidligere arrangement og påmeldingsskjema. Et felles system gjør at vi slipper å finne opp hjulet på nytt hver gang vi skal ha noenlunde like arrangementer. Det gjør at vi stadig blir mer effektive og forbedrer måten vi planlegger, organiserer og har dialog med og oppfølging av påmeldte. Det gjør det også tryggere slik at vi alltid vet hva arrangementansvarlig har av verktøy, sier Karoline Kvellestad Isaksen.

Karoline var med i innkjøpsprosessen og har gått systemet etter sømmene, både når det gjelder funksjoner, sikkerhet og personvern.
– For oss var det viktig med brukerstyring, personvern, brukervennlighet og universell utforming, fleksibilitet, design og pris. Mye, altså, ler Karoline.
– Men Pindena leverer på alt! Dessuten er det en veldig hyggelig og serviceinnstilt gjeng!

Bufdir blir stadig mer effektive med et påmeldingssystem

Etter å ha brukt Pindena en stund, blir fordelene tydeligere. I Pindena kan de både administrere påmelding og sende meldinger til deltagerne.
– Vi sender e-post til deltagerne med påminnelse om arrangementene. Det fungerer veldig bra. Da ser vi i sendte meldinger hva som er sendt når, og til hvem, sier Karoline.

Bufdir arrangerer alt fra frokostmøter, nettverksamlinger og kurs til regionale og nasjonale konferanser. Det er altså et stort spekter av arrangement. Da er det viktig at det er enkelt for superbrukerne å sette i gang nye brukere med løsningen ved behov.
– Pindena er veldig brukervennlig og vi som har systemansvar for Pindena sparer mye tid på at vi etter en enkel innføring kan gi arrangementansvarlig egen tilgang, sier Karoline.

Samler inn samtykke til nyhetsbrev i påmeldingsskjema

Brukerne har etter hvert funnet smarte måter å jobbe på, blant annet ved å be om samtykke til nyhetsbrev i påmeldingsskjema for arrangement. 
– Skjemaet som åpner for at vi for eksempel spør om påmeldte ønsker å abonnere på nyhetsbrevet vårt, gjør at vi enkelt kan laste ned nye abonnenter, sier Karoline.

Med samtykke i påmeldingsskjema fanger de enkelt opp deltagere som ønsker videre informasjon og nyheter fra Bufdir. De som sier ja kan enkelt plukkes ut fra deltagerlista og eksporteres i et regneark.
Det er mange lure måter å bruke påmeldingsskjema på, da skjema kan bygges opp med regler og kan ha over 100 felter. Det gjør også at det kan ta litt tid å lære seg det godt.
– Jeg personlig trenger nok litt mer trening i å bygge opp påmeldingsskjema, men jeg synes det i utgangspunktet er veldig intuitivt og fint. Mulighetene er mange, smiler hun.

Får god kontroll med venteliste

Karoline mener automatisk venteliste er en av funksjonene i Pindena som sparer organisasjonen for mye manuelt arbeid. I tillegg benytter de kommunikasjon på e-post og sms.

– Venteliste er viktig når vi har fysiske arrangementer. Vi opplever at vi må overbooke fysiske arrangementer og vi forsøker å sende ut påminnelse tett opp til arrangementer med påminnelse om å melde seg av dersom man likevel ikke kan delta. Dermed er venteliste veldig viktig og den fungerer godt i Pindena, forteller Karoline.

Hun synes systemet er enkelt å forstå og føler at hun får god oversikt over sine arrangement og deltagere.

– Vi sender også e-post til deltagerne med påminnelse om arrangementene. Det fungerer veldig bra. Da ser vi i sendte elementer hva som er sendt når, og til hvem.

Bufdir lager nettsted for arrangement med strømming

Bufdir har både fysiske, digitale og hybride arrangement, og de er flinke til å benytte mulighetene i systemet. Blant annet lager de flere sider på større arrangement, slik at deltagerne får tilgang til en hel nettside med faner hvor de enkelt finner informasjon om arrangementet.
– Når vi har store arrangementer med program, både fysisk og digital påmelding lager vi gjerne flere faner. Vi bruker også faner når vi har møterekker.
På arrangementer som strømmes setter vi opp en egen side som vi kaller «se arrangementet her». Så bygger vi inn sendingen fra vår videodelingsplattform Mediaflow. Dermed har vi program, påmelding og sending på samme sted!

Helhetlig og effektiv løsning for Bufdir sine arrangement

Med Pindena har Bufdir et system hvor det er enkelt å håndtere deltagere og få oversikt.
– Pindena leverer en effektiv løsning som er mer enn forventet, smiler Karoline. 

Med deres eget design på påmeldinger er det enkelt for deltagere å kjenne igjen arrangøren bak påmeldingen. Det er også enkelt for deltagerne å få oversikt, fordi påmeldingene kan organiseres i grupper.

– Vi benytter grupper for å samle flere påmeldinger på en side når vi har møterekker. Det er en stor fordel å ha alt samlet på ett sted. Det kan være vanskelig å holde oversikt over hvilke arrangementer som hører til en møterekke uten gruppefunksjonen, sier Karoline og avslutter:

– Jeg vil absolutt anbefale Pindena. Vi opplever at Pindena leverer på kriteriene vi satt for å anskaffe et profesjonelt påmeldingssystem og mer enn det!

Få oversikt med all påmelding i ett system

Vi viser deg gjerne hvordan din bedrift kan effektivisere påmelding og deltagerhåndtering. Ta kontakt for en hyggelig prat 🙂