En effektiv løsning for hele organisasjonen

En effektiv løsning for hele organisasjonen

Publisert: 15.05.2022

Smilende foretningsdame foran en gruppe medarbeidere

Både store og små bedrifter benytter plattformer som Microsoft, Google, Visma, SAP eller Tripletex. Men ikke alle kjenner til mulighetene man får med et påmeldingssystem.

Påmeldingssystem, tenker du. Hva er det? Vel, kjært barn har mange navn; arrangementssystem, aktivitetssystem, bookingsystem, kursadministrasjonsverktøy. Et av disse begrepene har du muligens hørt før. Spørsmålet er, hva skal du med det?

Bruksmuligheter i en organisasjon

I bedrifter med flere avdelinger vil det alltid være mange aktiviteter både internt og eksternt. Kommunikasjonsavdelingen holder webinar. HR-avdelingen skal ha fagdag. Hele organisasjonen feirer 50 år, og det skal inviteres samarbeidspartnere og gjester til festmiddag og konsert. Produksjonsavdelingen skal ha opplæring. Det er mange bruksmuligheter med et påmeldingssystem.

Dessverre blir det alt for ofte tatt i bruk enkle verktøy som regneark og enkle gratis skjema. Mens kommunikasjon og fakturering blir oppgaver som må gjøres manuelt, og den ansvarlige må bruke mye tid på administrasjon.

Et system for alle type arrangement

Når noe skal arrangeres i bedriften, så er gjerne hver medarbeider eller avdeling overlatt til seg selv. Susanne i kommunikasjonsavdelingen har funnet en måte å få påmeldinger til webinar, men dette fungerer ikke for Anne som skal stå i bresjen for 50 års jubileumet. Produksjonsavdelingen bruker Excel til å holde oversikt over hvem som har vært på kurs når, og e-post til å invitere en gruppe til neste kurs. Alle disse arrangementene kan lages og administreres i et påmeldingssystem.

Effektiv løsning på tvers av avdelinger

Med et påmeldingssystem kan du enkelt få oversikt over tidligere og kommende arrangement, ta ut rapporter, sende evalueringer, kommunisere med deltagere og ta betalt i samme løsning. Dette kan spare dine medarbeidere for mye tid og bekymringer. Samtidig blir det enkelt for kommunikasjonsavdelingen å se hvilke webinar som var mest populære. Anne får raskt oversikt over hvor mange som ønsker overnatting, og om de skal delta på både festmiddag og konsert. Avdelingene kan ha hver sin aktivitetsliste i systemet, slik at man har god kontroll på hvem som har tilgang til informasjonen.

Fokus på GDPR for deltagere

GDPR er viktig, om det er bedriftens ansatte eller gjester på arrangementene. Når du lagrer personopplysninger, har du et ansvar for å forvalte denne informasjonen med varsomhet. Deltagernes opplysninger skal ikke lagres lengre enn nødvendig. Hvem sørger for å slette deltagerlistene hvor det står hvilke partner man gikk i følge med eller hvilke nasjonalitet og passnummer de ansatte har? 

Har systemet funksjoner som ivaretar personvern, og samtidig gjør det enkelt for dere å opplyse om deres personvernrutiner og slette deltagerdata, da kan du stille system til disposisjon for dine medarbeidere med god samvittighet.

Gjør det enkelt for dine ansatte å arrangere

Et påmeldingssystem er hensiktsmessig dersom dere har mange små aktiviteter, noen store arrangement eller en blanding. Du gjør klokt i å velge et system som er enkelt i bruk, har norsk support og kan tilgangsstyres. Fordelene med alt i ett system har dere antagelig erfart gjennom systemer som løser behovet for produksjonsflyt, dokumentasjon, fakturering og informasjon om kunder og leverandører. Et påmeldingssystem kan være akkurat det dere mangler! Gjør en enkel undersøkelse i din organisasjon for å avdekke behovet. Har dere allerede et behov, da burde du gå i gang med å finne den beste løsningen for deres organisasjon!

Trenger du hjelp til å finne ut om dere kan få utbytte av et påmeldingssystem?
Kontakt oss for en hyggelig prat, eller book en demo.

Les om Pindena Enterprise – et system for store organisasjoner.

Les mer om følgende emner: