Kommunikasjon med deltagere

Kommunikasjon med deltagere

Kommuniser direkte med deltagere på e-post og SMS og følg opp både før, under og etter arrangementet. Planlegg utsendelse eller vær spontan, det er opp til deg.

Oppfølging av deltagere

Når du har publisert arrangementet kan deltagerne melde seg på. De vil automatisk motta en påmeldingsbekreftelse fra systemet. Du kan følge opp deltagerne videre med å sende e-post eller sms. Her kan du inkludere kalendervedlegg, link til aktiviteten, QR-kode, faktura og kursbevis. Velg hvilken side deltagerne skal se, dersom du har brukt for eksempel forside og programside i tillegg til påmeldingsskjema. Du kan selvfølgelig velge tidspunkt for utsendelse, slik at oppfølgingen går som planlagt, selv om du ikke er logget på. I forkant av arrangement er det alltid fint med en påminnelse, og i etterkant kan du sende kursbevis, en evaluering eller en hyggelig e-post med invitasjon til neste arrangement.

Rediger e-postmaler og velg avsender og mottaker

Påmeldingsbekreftelse, invitasjon og bekreftelse til påmelder kan redigeres, slik at du kan sende med akkurat den informasjonen du ønsker. Du kan endre tekst på knappen som fører til påmeldingen og velge om det skal sendes med kalendervedlegg. Du kan også velge hvilke side i påmeldingen som skal vises, og om deltagere som er påmeldt av andre skal motta egen e-post. I e-post oppsettet kan du velge hva som skal være avsendernavn, og hvilken e-post som skal få svar og kopi.

Bruk filer for å sende til utvalgte deltagere

Påmeldingssystemet holder orden på statuser og valg som deltagerne har gjort i skjema. Du kan bruke et filter for å kommunisere med noen enkelte deltagere. Systemet hjelper deg å plukke ut de du trenger å gi beskjed. Det kan være at du har et hybrid arrangement, og ønsker kun å kommunisere med deltagere som deltar fysisk. Eller kanskje du skal ha et seminar og skal gi beskjed til de som har valgt busstransport. Dersom du planlegger en utsendelse, plukker systemet deltagerne med status og valg i på det tidspunktet utsendelsen skjer.

Oppstår det ting underveis i arrangementet eller du vil minne deltagerne om tid for oppmøte, er det raskt og enkelt å sende ut en beskjed. I etterkant kan du se hvilke deltagere som har møtt opp, dersom du har brukt en måte å sjekke inn deltagerne på. Du kan også gi kursdeltagere bestått og sende kursbevis. Da er det fint å bruke filteret med påmeldt, møtt og og bestått.

Fleksibelt oppsett og tilbakemeldinger

Systemet er lagt opp til å kunne brukes uten at du må endre noe, men ønsker du å tilpasse tekster og tilbakemeldinger finnes det mange muligheter. Påmeldingsbekreftelsen kan brukes som en bekreftelse på mottatt søknad, eller bekreftelse på innlevering av en oppgave på et e-læringskurs. Meldingene som deltageren får ved påmelding, når de er satt på venteliste eller om de avslår invitasjonen kan tilpasses. Du kan også endre beskrivelsen som vises dersom du deler linken til aktiviteten i sosiale medier.

Lag spørreundersøkelser og evalueringer

Å sende ut en spørreundersøkelse er en fin måte å kommunisere med den enkelte deltager på, og gir de en mulighet til å komme med innspill og nyttige tilbakemeldinger til deg. Du kan velge om du vil knytte spørreundersøkelsen til en aktivitet eller om den skal være uavhengig. Kanskje du vil bruke den samme spørreundersøkelsen mange ganger? Da kan du kopiere skjema slik at de kan sammenstille svarene i etterkant.

Vil du vite mer om hvordan du kan kommunisere med deltagere via påmeldingssystemet?

Ta kontakt for en prat 👇🏻