Gjør deg klar til å arrangere til høsten

Gjør deg klar til å arrangere til høsten

Publisert: 25.06.2021

Etter en lang vinter med pandemi, er vi endelig på trinn 3 i gjenåpningen av samfunnet. Det betyr at vi kan samles til arrangementer som seminar, kurs og konserter. Som arrangør må du ha kontroll på smittesporing og ta standpunkt til om du skal kreve gyldig koronasertifikat.

Nå er det håp om at vi kan samle oss til større arrangementer til høsten, og som arrangør er det viktig å tilrettelegge for at alt skal gå så glatt som mulig.

Her får du en guide til hvordan du kan planlegge for større fysiske arrangement for trinn 3. Dette er de nåværende nasjonale tiltakene for større arrangement:

  • Private arrangement: Inntil 100 personer på offentlig sted, eller i leide/ lånte lokaler
  • Offentlig arrangement uten koronasertifikat: Med faste tilviste plasser inntil 1000 personer (500 x 2) innendørs, utendørs inntil 2000 personer (500 x 4). Uten faste tilviste plasser inntil 400 (200 x 2), eller inntil 800 personer (200 x 4) utendørs.
  • Offentlig arrangement med koronasertifikat: Med faste tilviste plasser inntil 50% kapasitet inntil maks 2500 personer (500 x 5) innendørs, utendørs 50% kapasitet inntil 2000 personer (500 x 4). Uten faste tilviste plasser 50% inntil 100 (500 x 2), eller 50% kapasitet inntil 2000 personer (500 x 4) utendørs.

De nasjonale tiltakene finner du på regjeringens nettsider. Husk alltid å sjekke lokale bestemmelser, for å vite hva som er gjeldende for ditt arrangement.

Smittesporing og registrering med Pindena

Som arrangør er du ansvarlig for å ha oversikten over arrangementet, og du må kunne stille med liste over deltagere ved et eventuelt smitteutbrudd.
Med Pindena er registrering av deltagere enkelt. Du kan printe en QR-kode som deltagerne må scanne ved inngangen for å registrere seg. Deltagerene kan også melde seg på via påmeldingsskjema på forhånd. De betaler da med kort, faktura eller (snart!) Vipps. Deretter mottar deltageren en påmeldingsbekreftelse med QR-kode. Med Pindena CheckIn app scanner du QR-koden ved inngangen for å registrere oppmøte. I appen kan du også registrere deltagere som har glemt QR-koden.

Etter arrangementet får du god oversikt over oppmøte i deltagerlisten i Pindena. Her kan du også ta ut rapporter til evaluering og følge opp deltagerne på e-post eller sms ved en alternativ smittesporing. Les mer om hvordan du kan benytte QR-kode med Pindena.

Koronasertifikat

Alle må nå forholde seg til koronasertifikatet, og for å ta stilling til hva dere skal gjøre som arrangør, er det nyttig å lese seg opp på helsedirektoratet.no. Det stilles flere krav til arrangører som ber om fremvisning av gyldig koronasertifikat, men til gjengjeld kan du samle flere deltagere på dine arrangement. Og kanskje er det bare hensiktsmessig å gjøre dette på noen arrangementer. 

Uansett er det viktig å legge opp til en enkel brukerreise for dine deltagere. Ved å be om samtykke i påmeldingsskjema, forsikrer du deg om at kravet om gyldig koronasertifikat er kjent, dersom dere vil gå for denne løsningen.

Betingelser og samtykke

Det har skjedd en endring under pandemien, og både deltagere og arrangører har ofte måtte ty til en plan B. Dersom du må endre eller avlyse arrangementet, er det viktig at du har betingelser på plass og opplyser om dette i forkant.
Med Pindena kan du enkelt be om de samtykkene du ønsker og legge til egne erklæringer. Du kan også velge om disse skal være påkrevd eller ikke for at deltageren skal kunne melde seg på.

Planlegg høstens arrangement

Enten du er en stor eller liten arrangør, så er det mange regler og anbefalinger å følge med på. Når vi nå planlegger for et mer normalt kultur- og arrangementsliv, er det enda viktigere enn før med fleksible og effektive digitale verktøy. Med Pindena blir jobben som arrangør enkel enten du har fysiske, digitale eller hybrid-arrangement. Det er fordi du til enhver tid har god oversikt over deltagerne og har et verktøy hvor du kan kommunisere med de. God kommunikasjon vil gjøre at deltageren føler seg trygg på at du har kontroll. 

Finn ut hvordan du kan få full kontroll på dine arrangementer.

Les mer om følgende emner: