Nettavisen Anbud365 er Norges eneste, rendyrkede avis for og om det offentliges anskaffelser. De har over 5200 abonnenter på sitt ukentlige nyhetsbrev etter å ha holdt på i over 6 år. Da de trengte et system for konferansen Anbud365-dagen var det integrasjonen med Tripletex som gjorde at de fikk øynene opp for Pindena.

Mikrobedriften arrangerte hybrid konferanse

Anbud365 eies av Commshop og har to ansatte. Lennart Hovland er primus motor for nettavisen, mens familien bidrar med regnskap og diverse praktisk. Sammen arrangerer de Anbud365-dagen som holdes hvert år i juni. I år ble det en hybrid konferanse.
– Det var litt i underkant av 200 i salen, og litt flere enn 200 digitalt. Det at vi satset på «både-og» hadde ikke vært mulig uten Pindena, som hadde muligheter for ulik prising og systematisering, forklarer Lennart. 

Anbud 365-dagen er rettet mot muligheter for kompetanseløft med innhold som juss og deling av praktiske erfaringer. I år var det fjerde gangen konferansen ble arrangert, og for første gang som hybrid. Dette tok de to arrangørene på strak arm.

Avhengig av et enkelt og tilgjengelig påmeldingssystem

Mikrobedriften er helt avhengig av et system for å kunne gjennomføre Anbud365 konferansen.
– For oss er noen ting viktigere enn noe annet – systemet vi bruker, må være enkelt og tilgjengelig, det må gi ønsket hjelp og effektivisere rutineprosesser som påmelding og fakturering.

Han mener det ikke hadde vært overkommerlig å påta seg å gjennomføre et hybrid arrangement for en så liten bedrift uten et påmeldingssystem.
– Både i 2021 da arrangementet var digitalt og i år da vi satset på hybrid greide altså en på heltid og en på deltid brasene, smiler Lennart, og fortsetter; Uten Pindena, som sagt, ville det vært umulig i år, vesentlig mer komplisert og usikkert i fjor.

På jakt etter et tidsbesparende alternativ

Det er mange ting som skal organiseres i forbindelse med en konferanse, og Lennart mener det er viktig å ha orden i sysakene. Det første året fikk Anbud365 hjelp av en «kollegabedrift» som hadde et epost-system. Året etter tok de jobben selv ved bruk av e-post og Excel. Det var i etterkant av dette at de begynte å lete i markedet etter et system som kunne lette arbeidsbyrden med påmeldinger og fakturering.
– Å jobbe manuelt med dette krevde veldig mye tid og innbetalingene drøyet, forklarer Lennart.

– Som mikrobedrift må vi hele tiden tenke effektivitet, og i og med at vi hadde Tripletex falt våre øyne på Pindena og koblingen til regnskapssystemet.

Sparer mye tid på automatiske funksjoner

Det at hele påmeldingen går automatisk sparer Anbud365 for mye tid, i tillegg er integrasjonen med Tripletex gull verdt. Her får de inn ordre fra Pindena automatisk og kan enkelt fakturere videre.
– Vi benytter EHF for å ta betalt for konferansen, sier Lennart. – Morselskapet Commshop var for øvrig en av de aller første i landet som tok i bruk EHF for både inn- og utgående fakturaer.

Bedriften har altså langt erfaring med faktura, og vet hvor mye jobb det er å lage ordre manuelt.
– Vi har stort utbytte av integrasjonen med Tripletex og kan være effektive når vi fakturerer – både sending, purring og lignende. Det er tidsbesparende og vi får god oversikt i regnskapsprogrammet, noe som betyr store lettelser for bedrifter som vår – mikrobedrifter, forklarer Lennart. 

Påmeldingssystemet har rikelig med funksjoner knyttet til påmeldingsskjema, i tillegg til nyttige støttefunksjoner.
– Vi kan tilby en oversiktlig påmelding til deltagerne, sier Lennart fornøyd. – På den måten har vi også fått minimalt med henvendelser og klager. Vi har også et godt grunnlag for produksjon av konferanse-merkelapper til den enkelte. I tillegg bruker vi systemet for å sende viktig informasjon på e-post.

Fornøyd med brukervennlig system og pedagogisk brukerstøtte

Anbud365 benytter Pindena kun en gang i året, noe som man fort kan se for seg at blir en utfordring. Men dette har løst seg veldig bra med gode støttefunksjoner i Pindena.
– Det svært enkelt å sette seg inn i systemet igjen, selv etter et år. Ikke minst takket være gode hjelpefunksjoner – både dere på support og den digitale brukanvisningen.
For Lennart er det viktig å kunne spørre support, da de ikke har tid til å sitte og gruble over lang tid.
– Support svarer kjapt og pedagogisk, jeg liker særlig godt illustrasjon ved hjelp av printscreen, avslutter han.