Anne-Lise er kommunikasjonsrådgiver og arrangementsansvarlig i PBL (Private Barnehagers Landsforbund), en landsomfattende interesse- og arbeidsgiverorganisasjon for private barnehager. De bruker Pindena først og fremst til kurs for de som jobber i barnehager, men også til konferanser.

Enkelt å holde oversikt

PBL er opptatt av å bidra til å øke kompetansen hos sine medlemmer, uansett hvilken rolle de har. Derfor har de mange arrangement og kurs gjennom et år, og i Pindena får de god oversikt over aktiviteter og deltagere.
– Pindena er et oversiktlig og bra system som hjelper oss å holde kontroll og oversikt over påmeldinger og deltakere. Systemet har det vi trenger for å innhente den informasjonen vi har behov for fra deltakerne.

Det er enkelt å sette opp aktiviteter i det brukervennlige systemet som har mange funksjoner knyttet til arrangement og deltagerhåndtering. Alt fra oppsett og kopi av aktiviteter til automatiske ventelister og betaling.
– Påmeldingssystemet er helt uunnværlig da vi har mange arrangementer; webinarer, kurs og konferanser. Vi bruker systemet til påmelding for alt fra helt enkle skjema for mindre kurs, til mer omfattende skjema for større konferanser. Jeg kommer ikke på noen funksjoner jeg ville unnvært, smiler Anne-Lise.

Benytter påmeldingssystemet på konferanser

I september går PBLs årlige lederkonferanse av stabelen i Bodø og det er viktig for Anne-Lise å få oversikt over antall deltagere, diett, overnatting og alternativer deltagerne vil delta på.
– På større konferanser bruker vi gjerne flere sider i påmeldingen for å dele opp informasjonen. På forsiden legger vi ut praktisk informasjon, så har vi en egen side for påmeldingskjema og en side med informasjon om hotell, sier hun.
De bruker også siden med kontaktskjema, men den har de kun gjort tilgjengelig for deltagere som er påmeldt. På den måten blir det lett for deltagerne å få kontakt med ansvarlig arrangør.

Anne-Lise kommuniserer med deltagerne på e-post og håndterer både avmeldinger og endringer. Når arrangementet starter er det en stor fordel å ha en oppdatert deltagerliste på nett. DE har også tatt i bruk muligheten for innsjekk med QR-kode.

– Vårt aller første arrangement med QR-kode registrering gikk riktig bra, så nå ser vi jo oss jo aldri tilbake! smiler Anne-Lise.
– Vi sender ut QR-kode til deltagerne fra Pindena på forhånd. I tillegg pleier vi å sende en påminnelse noen dager før hvor vi legger med QR-koden på nytt, sier Anne-Lise. – På den måten er deltagerne forberedt når de møter opp og kan ha QR-koden klar. Innsjekk appen er enkel å bruke og vi får full kontroll på oppmøte, forteller hun.

Sortering av arrangement i grupper forenkler administrasjon

Funksjonen for grupper i Pindena gjør det enkelt for større aktører å holde orden på arrangement. Dette er en av funksjonene som Anne-Lise setter særlig stor pris på med systemet.
– Vi synes det er spesielt bra at vi kan opprette grupper for å sortere arrangementer. Dermed er det enklere å manøvrere i systemet- og holde oversikt, forteller hun.

Ved å sortere lederkurs i en gruppe, gratis webinar i en annen og lederkurs i en tredje, kan man enkelt finne kurset man vil administrere. Gruppene får også en link, som gjør at aktivitetene kan vises i en aktivitetskalender på hver sin nettside. Det gjør Pindena svært fleksibelt og enkelt å tilpasse, også for organisasjoner med mange hundre aktiviteter.

PBL har vært kunder i nærmere 10 år, og derfor er det ekstra stas når de er fornøyd med kundestøtte og supporttjenestene hos Pindena: – Meget bra! Alltid raske svar, og veldig bra service, smiler Anne-Lise.