Dato er satt, lokalet og forelesere er booket. Det er på tide å invitere deltagere og få bekreftet hvem som skal være med. Invitasjonen bør gi de potensielle deltagerne et godt førsteinntrykk av arrangementet. Gjør deg derfor flid med invitasjonen og skriv i en hyggelig tone tilpasset ditt publikum, samtidig som du gir deltagerne all nødvendig informasjon om arrangementet. Ved å gjøre en grundig jobb fra start, kan du unngå en rekke henvendelser og spørsmål senere om alt som burde ha stått i invitasjonen.

Identifiser deltagerne

For å finne ut hvordan du kan invitere deltagerne mest effektiv, må du vite hvem deltagerne er:

• Ansatte, kunder eller andre som du vet hvem er og har e-postadressen til
• Hvem som helst kan melde seg på et åpent arrangement
• En kombinasjon av kjente og ukjente deltagere

Når du har dette klart for deg, kan du bestemme hvordan du vil invitere deltagerne. Og jo bedre invitasjonen er, jo flere deltagere vil du tiltrekke ditt arrangement. Det er 3 gode måter å invitere deltagere på.

#1: Invitere på e-post

Med kjente deltagere, som kollegaer, ansatte, kunder eller andre du kjenner, er det mest hensiktsmessig å invitere via e-post.

En invitasjon bør være innbydende og inneholde et budskap som gjør at man får lyst til å melde seg på. Relevant informasjon som tid, sted og varighet er et minimum. Invitasjonen kan gjerne ha en lenke hvor man kan melde seg på eller si ifra at man ikke kan delta. Dersom du skal sende ut påminnelser om arrangementet, kan du enkelt luke ut de som har takket nei, så de slipper å få flere henvendelser fra deg. I en personlig invitasjon bør lenken til påmeldingsskjema inneholde ferdig utfylte felter for navn og e-post, slik at du unngår kluss med påmeldingen hvis noen deler sin personlige lenke.

Før du sender invitasjon er det smart å teste utsendelse til ulike e-postadresser. Bilder, farger, fonter og spesialtegn som smilys kan vises på ulike måter i e-postprogrammene. Test også hvordan det ser ut på mobil kontra PC. 

#2: Invitere på nettside

Et åpent arrangement bør ha en invitasjon på en nettside som enkelt kan deles. Du bør ha en strategi for hvordan deltagerne skal finne arrangementet ditt og melde seg på. Del lenke til arrangementet i nyhetsbrev, sosiale medier og annonser. Nettsiden kan inneholde all nødvendig informasjon, som program, hvordan man kommer seg dit og kontaktinfo til arrangøren. Ved å dele innholdet i flere undersider blir siden ryddig, samtidig som det blir en fin helhet. I et profesjonelt påmeldingssystem kan du lage en nettside for arrangementet og velge hvilke sider som skal vises for alle, og hvilke som kun skal vises for påmeldte.

#3: Invitere fra et påmeldingssystem

Du kan invitere deltagere ved å bruke et påmeldingssystem. Lag nettsiden for arrangementet med påmeldingsskjema og send invitasjoner. Et system vil knytte en personlig link til deltageren, slik at navn og e-post er ferdig utfylt. Du kan kreve at kun inviterte får melde seg på og skjule påmeldingen for de som ikke er invitert. Du står fritt til å sende invitasjonen fra e-posttjeneste som MailChimp, bare sørg for å bruke en eksport av gjestelisten fra påmeldingssystemet som inkluderer den personlige lenken. Du har dermed mange valgmuligheter når det kommer til utseende på invitasjonen. I påmeldingssystemet kan du flette informasjon inn i e-posten, og lenke til skjema følger alltid med slik at du har full oversikt over status for deltagerne. Følg opp de som har meldt seg på, ikke kan delta eller ikke har svart med tilpasset kommunikasjon.

Lykke til med invitasjonene!

Trenger du et system for å sende invitasjoner?

Finn ut hvordan du kan bruke Pindena til å sende invitasjoner og få påmeldinger.

Book en demo