Det er viktig å planlegge alle delene av et arrangement tidlig. Å sette dato og booke lokale er den minst krevende jobben, for denne dagen skal du samle flere hundre eller kanskje flere tusen mennesker på samme sted til samme tid. For å ha kontroll er det en god idé å registrere deltagerne ved inngangen, slik at du vet akkurat hvem som har møtt opp.

1: Rask og enkel registrering med app

Det er mange måter å sjekke inn deltagere på, noen benytter manuelle lister i Excel, andre låner utstyr for registrering. Du kan også benytte et påmeldingssystem med tilhørende app for skanning av QR-koder.

Når deltagere registreres i appen, blir status endret og dette synkroniseres med systemet. På den måten kan du ha mange som hjelper til med registreringen, samtidig som du kan følge med på hvor mange og hvem som har blitt registrert. Men selv med et nyttig verktøy for registrering, vil du måtte legge en god plan for registrering når det kommer mange deltagere.

2: Minn deltagerne på tid for oppmøte

Deltagere som på vei til et arrangement har mange ting å tenke på. De reiser med kollektivtransport og skal komme seg frem i tide, de kjører bil og må finne parkering. De har kanskje med bagasje fordi de skal overnatte og reiser i følge med flere. Det er altså mange situasjoner som kan skape stress. Plutselig husker ikke deltageren hvor billetten; Fikk jeg den på e-post? Hvilken e-postadresse?

Du kan strekke ut en hånd ved å sende deltagerne en sms noen dager i forveien. Informere om dette allerede i påmeldingsbekreftelsen slik at du demper stressfaktoren.
Så gjør du som du har lovet, og sender QR-koden på sms en time før oppmøte. I et påmeldingssystem kan dette planlegges, så slipper du å sette på alarm å huske på det der og da. Husk å vær tydelig på at deltageren trenger å ha lenken til QR-koden klar ved registrering.

3: Tydelig skilting og informasjon på stedet

Ved ankomst til en stor konferanse eller konsert, samles det mange mennesker på et sted. Det kan være flere innganger og mange veier til salen der alt skal foregå. Deltagerne burde forstå hvor de skal sjekke inn og hvor de f.eks kan få tak i forfriskninger eller gå på do. Vis tydelig hvor registreringen foregår ved skilting, ha medhjelpere som kan informere eller send deltagerne et kart over område på forhånd. Det kan også være fint å henge opp plakater eller dele ut flyere med program.

Hvis du har trykksaker eller skjermer med info, kan du bruke QR-koden for arrangementet, slik at deltagerne kan skanne den og lese program og nyttig info på mobilen.

4: Ha nok folk til å registrere deltagere

Når du skal registrere flere tusen deltagere, bør du ha en god plan dersom det skal gå relativt raskt. Det viktigste er å ha nok folk til å registrere deltagerne. Noen velger å leie inn folk, mens andre har tilgang til ressurser i egen bedrift. Jo flere køer og folk som kan registrere, jo fortere kan det gjennomføres.

Hvis alt går plettfritt, tar vi utgangspunkt i at det tar ca 7,5 sekund pr person ved bruk av en QR-kode app. Dersom du har 2000 deltagere, kan du få registrert alle deltagerne på ca 25 minutter med 10 medhjelpere. Husk at disse må ha en gjennomgang av hvordan man bruker appen på mobilen, sørg for at de får logget inn og at de får kontaktinformasjon til den som er ansvarlig.

5: Ha et ekstra sjekkpunkt ved registrering

2000 deltagere på 10 køer kan gå knirkefritt. Men det er mange ting som kan skjære seg, spesielt fordi du faktisk har 2000 deltagere som må sørge for å ha QR-koden klar. For at registreringen skal gå smidig, er det smart å ha et sjekkpunkt i køen før deltagerne kommer til innsjekkingen. Her kan du ha ekstra medarbeidere som hjelper de som ikke finner QR-koden, vet om de har riktig kode eller har andre spørsmål. På den måten får deltagerne som trenger det ekstra hjelp, uten at det blir stopp i registreringen. 

6: Gi noen hovedansvaret for registreringen

Hvis du ikke skal følge med på registreringen og være tilgjengelig selv, så sørg for at noen andre har dette ansvaret. Kanskje det er lederen for teamet du har leid inn, eller en annen medarbeider. Uansett er det lurt at det er en som har ansvaret og kan ta avgjørelser dersom noe skulle oppstå. Den som er ansvarlig trenger ikke å stå ved registreringen, men kan være i nærheten, ha et overordnet blikk og følge med på registreringen i påmeldingssystemet.

Når alle deltagerne er sjekket inn får du raskt oversikt over deltagere som ikke har møtt opp, slik at du kan sende en påminnelse eller ta kontakt.

Skal du registrere deltagere på et arrangement?

La oss vise deg hvor enkelt det kan gjøres.

Book en demo