Behov for enkel registrering ved oppmøte

En tidlig høstdag tikket det inn en påmeldingsbekreftelse fra et skjema på nettsiden vår, som kun de mest ivrige finner. Christoffer hadde registrert seg via en QR-kode som er knyttet til et registreringsskjema i Pindena påmeldingssystem.
Han var på jakt etter en måte å registrere deltagere på elektromesser i Porsgrunn og Vestfold.

– Før har vi registrert alle deltakere for hånd, men nå har arrangementet blitt så stort med flere hundre besøkende som gjør at manuelt arbeid tar altfor lang tid, forteller Christoffer.

Messene har ca 600 og 500 besøkende annet hvert år. Da sier det seg selv at manuell registrering i Excel-ark blir tidkrevende.

Lite forhåndspåmelding til gratis messe

Sonepar har prøvd påmelding for messer tidligere, men da arrangementet er gratis, opplevde de at forhåndspåmeldingen ikke ble benyttet. 

– Det kom opp over 600 deltagere – i underkant av ti hadde registrert seg på forhånd, sier Christoffer. 

Elektrobransjen er travle folk. Men dukke opp – det gjør de. Sonepar ønsket seg derfor en måte å registrere deltagere ved oppmøte, uten å måtte skrive inn informasjon manuelt. Det fikk de med enkle påmeldingsskjema tilknyttet en QR-kode i Pindena påmeldingssystem.

Vellykket registrering gav en god opplevelse

Et enkelt skjema for registrering kan spare arrangøren for mye tid, både ved registrering og i ettertid.

– Opplevelsen vår, som stod og observerte påmeldingen og sjekket at alle registrerte seg, var at dette gikk utrolig hurtig. Ingen kø og utålmodige personer, smiler Christoffer.
– Alt gikk veldig fint og folk fikk meldt seg på. Det var utrolig effektivt og nyttig for oss. Helt genialt.

Informasjonen blir delt med leverandørene i etterkant, slik at utstillerne får det med i regnskapet. Å vite hvor mange som har deltatt hjelper også arrangørene med å planlegge neste messe.

– Ved at hver enkelt besøkende registrerte seg selv, sparte vi tid, fikk nøyaktig registrering og vi kunne videreformidle deltakerliste i ettertid til alle våre underleverandører som var tilknyttet arrangementet.

All registrering gikk knirkefritt og både vi og alle besøkende fikk en god opplevelse, sier Christoffer.

Brukervennlig system frister til gjenbruk

Da Christoffer hadde testet prøveløsningen og fått en rask demo, var veien kort til å sette opp påmelding på egenhånd.

– Det var enkelt å sette opp en aktivitet i systemet til Pindena. Jeg fikk opprettet info av det jeg ønsket på hver elektromesse og printet ut QR kode på en plakat. Nettsiden er oversiktlig og lett å navigere i. Det meste av funksjoner er selvforklarende og enkelt å bruke. Dette er en av grunnene til at oppgaven var enkel og lett å anbefale videre, smiler han.

Neste elektromesse lar vente på seg en liten stund, men når tiden kommer vil Sonepar ha tilgang på nøyaktig informasjon og prøver seg kanskje på forhåndspåmelding igjen.

– Vi er veldig fornøyde med påmeldingssystemet og ønsker å benytte dette til våre neste arrangementer, avslutter Christoffer.