Stiftelsen Alternativ til Vold (ATV) er et behandlings- og kompetansesenter på vold i nære relasjoner. Stiftelsen har behandling, kunnskapsutvikling og kunnskapsformidling som sitt tredelte mandat. ATV har gjennom sitt faglige arbeid i over 30 år bidratt til utviklingen av samfunnets forståelse av vold i familien som et samfunnsproblem. Kunnskap formidler de gjennom undervisning og på fagkurs og konferanser. De arrangerer en nordisk konferanse om vold og behandling annethvert år, og Januarkonferansen som er en årlig samarbeidskonferanse for instanser som jobber med vold og overgrep i Tromsø. 

Fra Excel-lister til påmeldingssystem

Tidligere hadde ATV er påmeldingsskjema gjennom WordPress på nettsiden. Behovet begynte likevel å melde seg for et system med flere funksjoner som kunne forenkle arbeidet.

– Vi pleide å ta ut Excel-lister for å få oversikt over deltagerne på kurs og konferanser. Disse Excel-listene fungerte veldig dårlig og det ble masse manuelt arbeid, forteller Kine Blekkerud, og fortsetter: – Vi så behovet for et digitalt og brukervennlig påmeldingssystem hvor vi slapp manuelt arbeid. Det var også viktig for oss at dette systemet var prisgunstig.

Bedre oversikt og mindre feil

ATV har brukt påmeldingssystemet i fire år og føler at de har mye bedre oversikt nå. I tillegg har de fått mange nyttige funksjoner i forbindelse med påmelding.
– Vi pleier å importere lister over deltagere fra vår egen organisasjon og gjester. Det er også veldig nyttig å kunne kommunisere med deltagerne og sende de kursbevis.

I påmeldingssystemet kan man lage kursbevis som kan sendes til deltagerne med noen få tastetrykk. Informasjonen hentes fra systemet, slik at hver deltager får sitt navn på kursbeviset.  – Det er utrolig lettvint at kursbevisene genereres automatisk, sier Kine. – I Pindena har vi god oversikt og må gjøre langt mindre manuelt arbeid. Det gjør at vi har mindre feil, og alt i alt sparer det oss både for tid og ressurser. 

Enkel og kraftig meldingsfunksjon

Det er enkelt å sette opp fleksible skjema i Pindena, og ATV bruker muligheten både for flere deltagere i et skjema og lager påmelding med flere sider med program og info. Men muligheten for å kommunisere med deltagerne og hvordan det løses er den klare favoritten.

– Kommunikasjonsfunksjonen og filtrer-løsningen hvor man kan søke etter deltagere og spesifikke grupper er helt genial, forteller Kine ivrig.
– Vi kan søke på enkelt deltaker, men også filtrere på hvilke status deltagerne har, både med tanke på påmelding, betaling og oppmøte. I tillegg kan man filtrere på valgene man har lagt inn i påmeldingsskjema. Det gjør at vi enkelt og effektivt får informert de deltagerne vi trenger.

ATV har også valgt en annen løsning som sparer mye tid og ressurser. De har integrert med økonomisystemet Visma Business. Selv om de kun benytter faktura, er det likevel en forenkling av prosessen. Når ordre kommer automatisk over i Visma Business, er det enkelt å sende faktura. – Det er helt klart mindre feil også i faktureringsprosessen når informasjonen vi må ha med på faktura overføres automatisk, avslutter Kine.