Det er duket for en perfekt weekend

Vestlia Resort er et lunt og koselig lodgehotell på Geilo som byr på en avslappet atmosfære. Her finner du alt fra enkeltrom til luksusleiligheter i en varm og komfortabel lodgestil. Det er derfor et perfekt sted å tilbringe en weekend, og Vestlia byr på mange spennende arrangementer gjennom året. Her kan du komme på Strikkeweekend, Kamille weekend, Yogaweekend og Mammahelg, for å nevne noe. På Vestlia ligger forholdene til rette for et minneverdig opphold i vakre omgivelser. I tillegg har hotellet et mangfold av fasiliteter for store og små som Eventyrbadet, Spa, Fitness, Restaurant og topp konferansefasiliteter. 

Viktig med fleksibelt oppsett

Vestlia har benyttet Pindena i noe som nærmer seg et tiår, og gjennom disse årene har nærmere 30 000 deltagere meldt seg på gjennom påmeldingsløsningen. Helgene som arrangeres av Vestlia Resort er ment å tiltrekke et publikum med en felles interesse, og det er mye program og aktiviteter. Derfor hadde hotellet behov for et system som kunne håndtere mer enn bare hotellovernatting.
– Vi var på jakt etter et påmeldingssystem som kunne håndtere alle våre behov. Fleksibel forhåndsbetaling, enkelt og fleksibelt oppsett, flott design og hjelpsom support, forklarer hotellsjef Alexander Gullesen.

I Pindena kan Alexander og teamet hans sette opp alt selv, og det er enkelt å endre på design. Når et arrangement skal gjentas er det lett å kopiere hele oppsettet og endre detaljene.

Håndterer både påmelding og kommunikasjon i Pindena

Vestlia Resort drar god nytte av påmeldingssystemet, da de arrangerer mange eventer selv.
– Vi bruker Pindena hovedsakelig til å håndtere de eventene som vi arrangerer selv, forteller Alexander. Da håndterer vi påmelding av deltagere og ekstradeltagere, påmelding til treningstimer og foredrag. 

Med alle deltagerne og informasjon samlet på ett sted er det enkelt å kommunisere med deltagerne via e-post eller sms. – Vi bruker Pindena til å kommunisere med deltagerne både i forkant, underveis og etterkant, sier Alexander.

I Pindena er det mulighet for å lage filter for deltagere, slik at man kan spisse kommunikasjonen mot en gruppe deltagere. – Dette er svært tidsbesparende når vi bruker timeregistrering til ulike aktiviteter og skal sende en beskjed eller påminnelse til de som skal delta på en sesjon, sier Alexander.

Bruker kortbetaling for depositum

Det fine med et hotell, er at det allerede er en rutine på innsjekk av gjester. Oppgjøret for hele oppholdet kan enkelt gjøres på stedet. Men til eventer bruker Vestlia Resort påmeldingsskjema for å ta betalt for depositum. Deltagerne kan betale med kort og får en kvitteringsside med bekreftelse. Samtidig får de en automatisk påmeldingsbekreftelse på e-post. Alexander mener kortbetaling og påmeldingen er det de har aller mest nytte av i Pindena.

Organiserer overnatting med påmelding i skjema

Når deltagerne skal melde seg på et event på Vestlia, må de samtidig bestille et rom og betale depositum.
– Til å organisere overnatting setter vi opp en vanlig påmeldinsside med ekstradeltager, forteller Alexander. På den måten kan en deltager booke rom til flere personer. Det er både enkeltrom, dobbeltrom og leiligheter på hotellet. Velger deltageren et rom med plass til flere, kan de fylle ut informasjonen for ekstradeltageren i det samme skjema. Ved å legge inn rommene som produkter med depositumspris, samt tilgjengelighet, får teamet til Alexander en enkel jobb med å holde oversikt. – Vi får full fleksibilitet i forhold til relevant informasjon vi får fra deltagerne, depositumsinnbetaling og oppfølging.

Oppsett av påmelding til weekend

Det siste store eventet som gikk av stabelen på Vestlia Resort var Kamille weekend den 16. – 18. september. Dette er et stort og populært arrangement som har blitt en tradisjon på Vestlia. Du kan se et eksempel på hvordan en slik weekend kan settes opp på demosiden til Pindena. På Kamille weekend er det også timeregistrering, slik at deltagerne kan sette sammen sitt eget program. Dermed legges alle forhold til rette for et perfekt opphold. Se eksempel på timeregistrering her.

Vil du vite hvordan du kan bruke påmeldingssystemet? Ta kontakt for en prat.