Idéen blir født og forberedelsene starter

Først bør du velge en passende tittel for arrangementet og sette en dato. Allerede nå kan du få laget et grafisk uttrykk som du kan ha som en rød tråd som går igjen i markedsføringen og på arrangementet. Du kan gjerne legge ut informasjon på nettsiden, dele lenken og be folk holde av datoen. Er det en gruppe gjester du gjerne vil at skal melde seg på, kan du sende en «hold av datoen»-invitasjon fra påmeldingssystemet allerede nå. Du kan også lage rabattkoder som de kan bruke når påmeldingen åpner, som gir helt eller delvis avslag på arrangementet. Så bør du finne et egnet sted, velge tema, planlegge program og begynne å invitere gjester du ønsker at skal bidra.

Lag en enkel og oversiktlig landingsside med påmelding

Lag en påmeldingsportal med påmeldingsskjema, program, kontaktinformasjon og viktige detaljer. Legg til bilder og grafikk slik at deltagerne gjenkjenner arrangementet ditt. Sett en frist for endring slik at deltagerne kan gjøre endringer i påmeldingen selv. Du vil alltid ha oversikt over de siste endringene i påmeldingssystemet. Skjema kan bygges opp med avsnitt og hjelpetekster, slik at det blir enkelt å melde seg på. Legg til alternativer med priser, sesjoner og la flere deltagere å melde seg på i samme skjema.

Gjør det enkelt for deltagerne å booke overnatting

Hvis du vil tilby overnatting for deltagerne, kan du holde av rom på et eller flere hotell på forhånd. La deltagerne booke overnatting direkte i påmeldingsskjema, slik at de får ordnet alt med en gang. På den måten får du fylt opp plassene på en effektiv måte og unngår dobbeltbooking.

Legg til priser og betalingsalternativer i påmeldingen

Skal deltagerne betale for arrangementet, kan du legge til betalingsalternativer som Vipps, kort eller faktura. Ved bruk av faktura, kan du velge å utsette faktura slik at deltagerne kan endre påmeldingen, uten at det opprettes en rekke ordre. Da slipper dere å sjekke beløp og kreditere hvis faktura allerede er sendt. For å gi deltagerne oversikt kan du legge til ordreoppsummering i påmeldingsbekreftelsen. Du kan selvfølgelig velge å fakturere med engang, eller vente til etter arrangementet – finn ut hva som passer dere best. Det er viktig å legge til salgsvilkår i påmeldingsportalen hvor du bør få med eventuelt gebyr ved avmelding etter fristen.

Unngå overbooket arrangement – bruk heller venteliste

Har du begrenset antall plasser? Legg til en begrensning på antall deltagere i påmeldingssystemet, slik at du ikke får for mange deltagere. Du kan la deltagere som ikke får plass kan velge venteliste. Her kan du bestemme om deltagere skal få plass automatisk hvis noen melder seg av, eller om du vil tildele restplasser manuelt.

Tilpass automatiske bekreftelser

Gjør klar e-postbekreftelser som sendes ut ved påmelding, avmelding og plass på venteliste. Du kan redigere innholdet i påmeldingsbekreftelsen og legge til en hyggelig hilsen. Få med fristen for avmelding og at de har mulighet for å endre valgene de har gjort i påmeldingen.
Har du aktivert venteliste, kan du redigere teksten i venteliste bekreftelsen. Skriv gjerne noe om prosessen slik at de som ikke får plass vet hva de kan forvente. F.eks om du bruker manuell venteliste og ønsker at de skal bekrefte om de vil ha plass, eller om du bare sender de en påmeldingsbekreftelse.

Legg til rette for sømløs innsjekk

Planlegg innsjekk og finn ut hvordan det skal gjennomføres. Ønsker du å sjekke inn deltagerne med QR-kode, kan du aktivere det i Pindena slik at det sendes med i påmeldingsbekreftelsen. Du kan sende sms påminnelse samme dag med link til QR-koden, slik at alle er klare når de kommer til registreringen. Skal du ha et arrangement med flere hundre deltagere, kan det være lurt å være flere innsjekkere. Sørg for å spørre innsjekkere og be de laste ned Pindena Innsjekk. Du kan gi tilgang til gjesteinnsjekkere på forhånd. Er det aktuelt med navnelapper, kan du velge at navnelapper skrives ut automatisk når du skanner QR-koden til deltageren. For å gjennomføre innsjekk med navnelapper trenger du en etikettskriver per innsjekker og etiketter. Dette kan du planlegge i detalj frem mot arrangementet, men husk å kjøpe inn utstyr i god tid.

Åpne påmeldingen og markedsfør arrangementet

Når detaljene er på plass er det på tide å annonsere at påmeldingen er åpen på deres nettside og andre kanaler. Da kan du også sende en e-post til de som har visst interesse og be de fylle ut skjema og melde seg på. Er du tidlig ute med å åpne påmeldingen, kan du friste med early bird priser for å få flere til å melde seg på tidlig. Har du samarbeidspartnere som ønsker å følge med på påmeldingen, kan du dele en ekstern eksportlink eller gi de tilgang til arrangementet i Pindena Innsjekk.

Tilpass kommunikasjon underveis og fyll opp plassene

Mens påmeldingen er åpen må du regne med å få henvendelser fra deltagere. Opplever du mye spørsmål om de samme tingene, kan du legge ut mer informasjon om dette i påmeldingsportalen eller sende en e-post til deltagerne og informere om uklarheter eller endinger. Det er enkelt å segmentere deltagere og sende ut e-post eller sms hvis du har behov for å informere om detaljer som ikke angår alle deltagerne.

Følg med på antall påmeldte underveis og se om du trenger å forlenge påmeldingsfristen for å fylle opp plassene. Du kan gjerne sende informasjon om arrangementet underveis å bygge opp forventningene. Kanskje er det noen deltagere som ombestemmer seg og vil være med alle dager, fremfor én dag, som blir med på middag eller bestiller overnatting allikevel.

Påmeldingsfristen er utløpt – få oversikt

Nå har påmeldingsfristen gått ut og arrangementet nærmer seg. Hvis du ikke har gjort det allerede er det på tide å sende informasjon om tid og sted, program, transport og overnatting. Du kan også sende listen med de som skal overnatte til hotellet, slik at de får oversikt og kan gjøre seg klare til å ta imot gjestene. Gå over deltagerlisten og se at alt ser riktig ut. Planlegg utsendelse av sms på arrangmentdagen med lenke til QR-koden for innsjekk.

Hvis du skal sende faktura til deltagerene, og har brukt utsett faktura vil du snart ha alle ordene klare for å kunne behandle de videre. Ha dialog med regnskapsavdelingen om når faktura kan sendes ut. Hvis dere har integrasjon med Tripletex, PowerOffice Go eller annet regnskapssystem, vil ordrene komme inn i regnskapssystemet automatisk. Om du mottar henvendelser fra deltagere som må avlyse, kan du henvise til salgsvilkår ift hvor mye refusjon de får og kreditere det aktuelle beløpet.

Siste innspurt – gjør deg klar for innsjekk

Det er lurt å tenke på hvordan innsjekken skal organiseres. Gjør gjerne klar informasjonsskilt, send info til deltagerne om hvordan de finner frem og hva de bør gjør og vær ute i god tid med å koble opp skriver hvis du skal dele ut navnelapper. Sørg for at de som skal registrere deltagere på arrangementet har lastet ned Pindena Innsjekk – om du ikke allerede har ordnet det. Logg deg inn i appen, finn arrangementet og test innsjekk og utskrift av navnelapper på forhånd. Husk at du må velge størrelsen på navnelapper i påmeldingssystemet for å få det beste resultatet ved utskrift. Når du er på stedet hvor arrangementet skal foregå, må du koble mobilen og etikettskriveren til det trådløse nettverket. Sjekk at du har nok batterikapasitet eller strømuttak og test at alt fungerer.

Lykke til 🤞

💡Bonustips for bruk under gjennomføring og i etterkant: Bruk påmeldingssystemet for å sende påminnelser til deltagerne underveis. Hvis det oppstår noe uventet, er det raskt å sende sms til alle deltagerne fra påmeldingssystemet. Når arrangementet er ferdig, kan du finne igjen alle deltagere som deltok i deltagerlista med status Møtt opp. Nå kan du lage og sende ut en evaluering – slik at du kan få innspill til hvordan du kan gjøre det enda bedre neste gang 😃

Er du klar for å ta i bruk påmeldingssystemet for dine arrangement?

Ta kontakt med oss for en hyggelig prat om deres arrangement og behov 🌟