Tips for et vellykket digitalt arrangement

Tips for et vellykket digitalt arrangement

Publisert: 05.05.2021

Det sitter tre mennesker rundt et møtebord med laptoper og ser på et digitalt møte på en skjerm

Webinar, digitale arrangement og konferanser er en trend som er kommet for å bli.
Her får du seks tips om hvordan du kan lykkes med ditt digitale arrangement.

Du ønsker å møte deltakerne slik du vanligvis gjør, gjerne med å hilse i døra. Målet ditt er å skape den inspirerende opplevelsen digitalt, og forsøke å oppnå de samme kvalitetene som forventes av et fysisk arrangement. Det krever litt mer forberedelser enn å sette opp et kamera. Her er det viktig å tilpasse seg det nye formatet, og det må gjøres allerede når du starter planleggingen.

Sørg for at teknikken funker

Teknologien er alfa og omega for den gode konferanseopplevelsen, og du bør ha fokus på å gjøre ting så enkelt som mulig. Mange har god digital kompetanse, men det må være rom for feil og læring. Det kan være at deltakerne har problemer med å logge seg på, få lyd eller bilde. Derfor burde du oppfordre deltakerne til å logge seg på i god tid, slik at du kan hjelpe dem som har tekniske problemer. Stressnivået vil også bli lavere om du har valgt et enkelt og intuitivt verktøy hvor alt er integrert. En trygg plattform er en god start.

Innhold med god kvalitet og visuelle effekter

Webinar og digitale konferanser har blitt mer vanlig, og med flere muligheter har deltakerne blitt mer kresne. Du ønsker å gi dine konferansedeltakere noe nytt, inspirerende og lærerikt. Dette krever at du gjør noen smarte grep. En fin visuell digital opplevelse med god kvalitet på lyd, lys og bilde kan erstatte energien man ellers ville kjent mellom foredragsholder og publikum. 

Skap god stemning og interaksjon

Planlegg arrangementet i god tid og lag en detaljert kjøreplan. Ved å variere mellom videopresentasjoner, interaksjon med deltakere og breakout-groups kan du gi det digitale arrangementet en vitalitet og energi som kan være på høyde med et fysisk arrangement. Det er en fordel at alt kan spilles inn mens det foregår, slik at man kan oppleve konferansen i ettertid.
Les mer om fordelene ved et digitalt arrangement her

Hold på oppmerksomheten og engasjementet

Skulle et foredrag bli kjedelig, er det lett å holde på publikum på et fysisk arrangement, mot et digitalt arrangement hvor deltakeren kan koble seg av uten at noen merker det. Gjør arrangementet spennende og hold på folks oppmerksomhet ved å tilby en god blanding av både video, chat, avstemminger, quiz og konkurranser. Legg til rette for at deltakerne skal kunne klikke rundt og være med på det de selv ønsker. Lange digitale foredrag er ikke er heldig, legg derfor inn pauser og tilby varierte aktiviteter underveis.

La deltakerne stille spørsmål eller kommentere

Legg terskelen lavt for aktiv deltakelse ved å holde en avstemming, en tommel opp kan også oppleves tryggere for mange. Dersom du ønsker å legge opp til muntlig deltakelse bør du avgrense antall deltakere. Et alternativ er å sette opp flere breakout-groups slik at det blir mulig for deltakerne å spre seg. På store konferanser med flere hundre deltakere må innspill og kommentarer skje via chat, og her kan det være nødvendig med en eller flere moderatorer for å bistå foredragsholder med å svare. 

Gjør et godt førsteinntrykk

Invitasjonen du sender til dine deltakere bør være informativ, enkel å besvare og gjøre et godt førsteinntrykk. Denne oppgaven løser du best om du har et godt påmeldingssystem som gjør jobben med å administrere påmeldinger og følge opp deltakere smidig for deg som arrangør.
Et funksjonelt og godt påmeldingssystem som inkluderer alt det du trenger vil hjelpe deg å møte kundene dine på en profesjonell måte.