Tidsbesparende system med ferske deltagerlister

Med et system hvor informasjon alltid er oppdatert, er det enkelt å følge opp deltagere. Når BOB BBL velger å tillate at deltagere kan endre sin egen påmelding, slipper de masse henvendelser fra medlemmene. Før brukte de Excel og dermed mye tid på å oppdatere informasjon manuelt.
– Systemet er svært ressursbesparende, både i form av tid og personell, sier Erik.
– Tidligere brukte vi excellister til påmelding, som måtte følges opp manuelt av flere ansatte. Kort fortalt: Det ble en ny, sømløs hverdag for oss. Real-time, eller «ferske» påmeldingslister har en stor verdi for selskapet. 

Erik ser to klare fordeler ved å benytte et påmeldingssystem fremfor Excel og mer manuelle metoder.
– Først og fremst så er det tidsbesparende. I tillegg er det en stor fordel å operere med ferske lister til enhver tid. Du kan stole på dataene og muligheten for å gjøre feil er redusert til et minimum. Jobber du i Excel er sannsynligheten for «punchefeil» stor, og det er den ikke i Pindena, da det er respondentene som skriver inn sin egen kontaktinformasjon. 
– Det at respondentene kan oppdatere sin påmelding i etterkant gjør at vi har god kontroll på alle påmeldte deltakere til enhver tid. Systemet er også veldig driftssikkert og stabilt, som er en stor fordel for oss i hverdagen.

Får god oversikt over medlemmer og aktiviteter i Pindena

BOB BBL har mange medlemmer og tilbyr fordeler i form av aktiviteter og medlemsdager. Erik Yri Engelsen har brukt Pindena i mange år og synes at programmet er svært ressursbesparende når det gjelder påmelding til forskjellige arrangementer.
– Vi bruker systemet til våre opplevelsesbaserte arrangementer, som badedager, teaterforestillinger, bowling, forskjellige konkurranser, påmelding til boligkonferanser, generalforsamlinger og for våre medlemmer som kan søke om boliger på forkjøpsrett, forteller Erik.

– Opp mot BM og våre styreledere har vi kurskalender for styremedlemmer som fungerer bra. Vi har svært mange kurs fra innføring i styrearbeid, jussmix til ulike temakvelder innen forsikring, styreportal og budsjettering, fortsetter han.

BOB benytter seg gjerne av spørreskjema for evaluering av sine arrangement i etterkant, og Erik forteller at Pindena har også blitt brukt til adressevask hvor det mangler enten e-post eller mobilnummer.
– En kan si at Pindena på mange måter er BOBs CRM-system i dag, smiler Erik.
– Vi bruker det til å sende ut målrettet kommunikasjon gjennom e-post og SMS. Her kan vi nevne oppdatert informasjon, påminnelser om at kurset er nært forestående på både e-post og sms.

Enkelt å lage landingsside for aktiviteter

BOB har samlet alle aktiviteter for medlemmer i en aktivitetskalender med katalogdesign. De har funnet mange bruksområder for påmeldingssystemet, og har stor nytte av å samle aktiviteter i grupper. Da har de kontroll på hva som er publisert på medlemssidene på nettsiden.
– Vi samler alle våre aktiviteter i løpet av året i en gruppe. Det blir vår landingsside for aktivitetsbaserte arrangementer og opplevelser. En gruppe kan du enkelt lage i Pindena og den har mye funksjonalitet i form av bildebruk og oppsett av tekst. Modulen har også tiltalende og flott design.

Benytter seg av alle personvern-funksjoner i påmeldingssystemet

Som leverandør er Pindena svært opptatt av å være en pålitelig partner, da det tross alt er personopplysninger som behandles i systemet. Erik gir klart uttrykk for at han føler seg trygg med Pindena som databehandler. – Helt klart, ja, sier han. – Vi har benyttet påmeldingssystemet med Pindena på svært mange aktiviteter de siste årene og de er en profesjonell samarbeidspartner. Vår erfaring er at alle personopplysninger blir behandlet i samsvar med regelverket. 

Og BOB BBL som behandlingsansvarlig er svært flinke til å benytte seg av funksjonaliteten i systemet.
– Vi benytter oss av alle personvern funksjoner i Pindena. Det er samtykke ved påmelding og automatisk sletting av deltakerdata og sensitive data. 

Ekstra trygghet med norsk support

Erik benytter seg også av supporttjenesten, og er svært fornøyd med at Pindena alltid er på ballen. Supporttjenesten er en tilleggstjeneste som mange kunder velger å benytte seg av.
– Du får alltid et raskt svar når du har spørsmål i forbindelse med oppsett av et arrangement ol. De ansatte på support har vært til uvurderlig hjelp da vi tok i bruk systemet i 2018/19. Det at du har en dyktig gjeng på support som alltid står klar til å hjelpe, gir deg som arrangør en ekstra trygghet.

Selv om BOB har brukt systemet i mange år, er det alltid kjekt å få påfyll, tips til hvordan de kan benytte systemet og informasjon om nye funksjoner.
– Kursene hos Pindena er veldig bra tilrettelagt og tilpasset de forskjellige brukernes ferdighetsnivå. Det tar tid å bli superbruker i Pindena, og da er det greit med god oppfølging av Pindena-gjengen på support.

Erik ser bare fordeler med å ha en norsk leverandør av påmeldingssystem på nett.
– Den største fordelen er at de besvarer våre henvendelser på en svært rask og effektiv måte. Et av Pindenas største konkurransefortrinn er etter min mening deres kompetente ansatte som jobber opp mot kundene i hverdagen, mener Erik. – Det at de er løsningsorienterte og positive er viktig for oss.

Ønsker du å få bedre oversikt over dine events i et brukervennlig system?

Vi hjelper deg gjerne å finne riktig lisens og viser deg en demo, så du raskt kan bli kjent med systemet.
Sammen finner vi ut om Pindena dekker dine behov og er riktig verktøy for deres bedrift.

Send oss litt info om hva dere trenger påmeldingssystem til i skjema, så hører du fra oss 🙂