Hold oversikten over planene dine

I løpet av sommerferien kan det ha kommet inn nye påmeldinger, endringer eller spørsmål fra deltagere. En enkel måte å starte opp på, er å gå gjennom dine kommende aktiviteter i Pindena. Du kan søke på periode i den globale deltagerlista, slik at du ser hva som har skjedd når du har hatt ferie. Deretter kan du klikke deg inn på arrangementene eller deltagerne direkte for å kontrollsjekke og følge opp.

Venteliste og deltagerlister

Gå gjennom aktivitetene der du har aktivert venteliste. Det kan ha blitt ledige plasser på arrangementer hvor avmeldingsfristen ikke er passert. Hvis du bruker manuell venteliste, kan du tildele plasser og sende påmeldingsbekreftelse. Har du brukt automatisk venteliste, så har systemet tildelt plasser mens du hadde ferie – så da er jobben gjort. Vurder å sende en melding til deltagere som står på venteliste og som ikke har fått plass.

Dobbeltsjekk frister

Hvis det har blitt endringer i planene, er det greit å sjekke at frister for påmelding, endring og avmelding er oppdatert. Kanskje du burde utsette påmeldingsfristen for å få flere deltagere? Eller sette endringsfristen tidligere for å få kontroll på detaljene?

Kommunikasjon og bekreftelser

Når detaljene for høstens arrangement er på plass, kan du begynne å planlegge utsendelse av e-post og sms til deltagere. Du kan segmentere deltagere basert på påmeldingsdetaljer. Sjekk gjerne over bekreftelser og oppdater informasjonen hvis noe har endret seg. Alle deltagere mottar automatisk påmeldingsbekreftelse, så dette er en god mulighet til å gi viktig informasjon med en gang de melder seg på.

Test Pindena innsjekk

Skal du bruke Pindena Innsjekk i høst? Planlegg innsjekk i god tid og sørg for å teste appen, slik at du er trygg på hvordan det fungerer. Sjekk også at QR-koder er aktivert på aktiviteten og legg til eventuelle eksterne innsjekkere. Hvis du vil prøve Pindena Innsjekk med automatisk utskrift av navnelapper, er det lurt å bestille utstyr så snart som mulig, så du er sikker på å ha utstyret du trenger. 

Bruk «Hold av datoen»

Har du satt datoen for arrangementer hvor detaljene ikke er helt klare enda? Da kan du sende ut en e-post hvor du ber deltagerne holde av datoen. Da gjør du oppmerksom på nettopp datoen for arrangementet og kan sørge for at viktige partnere, kunder eller gjester får anledning til å komme. 

Send påminnelser

Har du arrangement som nærmer seg? Da kan det være lurt å minne deltagerne om datoen ogndre viktige detaljer for arrangementet. I første omgang kan det holde med en e-post. Men når det er noen dager igjen, kan en sms med link til påmeldingsinformasjon og QR-kode være gull å få på mobilen. På den måten legger du også til rette for en smidig innsjekk.

Planlegg evalueringer

Planlegger du å evaluere dine arrangement? Sett opp spørreundersøkelser i Pindena i forkant – det sparer deg for tid. Har du gjentagende arrangement kan du gjerne lage en mal for evaluering, slik at du bare kan gjenbruke den samme undersøkelsen flere ganger. Slik blir du mer effektiv, og kan sammenligne arrangementene dine over tid.

Oppdater samtykker

Har det skjedd endringer i hvordan dere behandler personopplysninger? Som bytte av CRM system eller endring i rutiner for sletting og lagring? Da bør du gå gjennom personvernerklæringen og sjekke at den stemmer overens med deres praksis. Du kan legge inn personvernerklæring på flere språk i Pindena: Bokmål, nynorsk, engelsk, tysk, dansk, svensk og portugisisk.

GDPR og automatisk sletting av deltagerdata

Om dere har vurdert å aktivere automatisk sletting av deltagerdata, eller sensitiv data, så kom i gang! Er du usikker på hvordan det fungerer eller hva som er riktig intervall for dere, kan du avtale en prat med Pindena, som har erfaring i veiledning av personvern for deltagere.

Vil du vite mer om hvordan du kan bruke alle funksjonene i Pindena?

Utforsk vårt hjelpesenter, spør Kåre KI i chatten i påmeldingssystemet eller ta kontakt for en prat.