Få full kontroll på fakturering 

Bedrifter som arrangerer vil ha flere fordeler med å sende faktura fra eget regnskapssystem. Ved å eie prosessen selv og får dere full kontroll på betalinger i detalj og fakturering. I tillegg er det en fordel at mottageren gjenkjenner avsenderen.
Det er mulig å forenkle prosessen med fakturering i stor grad. Første steg på veien er å bruke et påmeldingssystem hvor ordre opprettes automatisk per påmelding. Om dere fakturerer mye i forbindelse med arrangement, kan neste steg være å automatisere oversendelse av ordrer til regnskapssystemet. 
I denne artikkelen går vi gjennom påmelding og faktureringsprosessen steg for steg, og ser på hvordan du kan spare tid og unngå feil på fakturaer til dine bedriftskunder.

Lag smidig påmelding for deltagerne

Når du setter opp påmeldingsskjema bør du tenke gjennom hvilke alternativer du bør tilby. Bedrifter som sender ansatte på arrangementer ønsker ofte en samlet faktura for alle deltagerne. Det kan du løse ved å tilby påmelding for grupper. Da vil den som melder på de ansatte motta én faktura for gruppen. Du kan også tillatte at en person melder på andre deltagere og er ansvarlig for påmeldingen.

Ved å tillate endring og avmelding, kan deltagerne oppdatere opplysninger i skjemaet selv. På den måten får du færre henvendelser, og deltagerne får automatisk en oppdatert ordrebekreftelse på e-post. Det er en fleksibel og brukervennlig tilnærming som gir flyt i påmeldingsprosessen, uten å skape stress for deg og de som administrerer deltagere. 

Sørg for korrekt fakturainformasjon

Det hjelper lite med smarte funksjoner, om fakturaen ikke kommer frem til mottageren. Som et minimum bør du alltid be om organisasjonsnummer til bedriften som skal ha faktura. Men det kan også være fint å få med firmanavn, adresse og en e-postadresse for bedrifter som ikke kan motta EHF. I feltet for organisasjonsnummer kan deltagerne søke opp navnet på bedriften og få inn riktige opplysninger direkte fra Brønnøysund. Det gjør det enklere for deltagerne og sørger for korrekt informasjon i fakturagrunnlaget. 

Enkel prosess med samlet fakturering

Hver gang en deltager melder seg på eller endrer sin påmelding, opprettes det en ny ordre. Her kan du gjøre et lurt grep for å forenkle jobben med fakturering. Vi vet at et økt antall ordre fører til rot og manuell opprydding i form av feilfakturering og kreditering. Ved å velge at ordre opprettes på et senere tidspunkt i påmeldingsystemet, unngår du unødvendige kreditnota og rot i regnskapet. På den måten får du en ryddig prosess og riktige fakturagrunnlag, samtidig som du kan tilby en smidig påmelding. 

Sømløs overføring fra påmelding til regnskap

Påmeldingssystemet sørger for at alle ordrene lages, og det er nå ordreintegrasjonen kommer inn i bildet. En kobling fra påmeldingssystemet gjør at fakturagrunnlaget kan sendes direkte til regnskapssystemet. Her blir ordrer og eventuelle nye kunder opprettet automatisk. 

Du slipper å laste ned og sende over fakturagrunnlag – regnskapsføreren slipper å opprette ordre, for deretter enten å skrive inn informasjon eller klippe og lime. Da er det dessverre mye som kan gå galt. Og det er nettopp derfor du sparer tid på en ordreintegrasjon som overfører riktig fakturagrunnlag – til fastsatt tid – helt automatisk. Her ligger gullegget hvis dere fakturerer mye og ofte!

Koble ditt regnskapssystem med Pindena i dag

Lager du ofte påmelding der deltagere skal motta faktura? Om du i tillegg har Tripletex, PowerOffice Go eller andre regnskapssystem vi har integrasjon med, lønner det seg å ta en prat med oss.