En jungel av løsninger for å organisere deltagere

Det er vanskelig å manøvrere i jungelen av systemer som skal hjelpe deg å organisere deltagere. Det finnes blant annet billettsystem, påmeldingssystem og bookingsystem. Du får også CRM-system som tilbyr varianter av påmelding, CMS med plugins for påmelding og andre systemer som tilbyr en form for registrering. Men hva er forskjellen på disse løsningene?

Det finnes abonnementsløsninger med fast pris, og løsninger hvor du betaler en prosent av salget du oppnår. Det finnes alternativer som quiz og skjemaer for spørreundersøkelser som kan benyttes, blant annet Google Forms og Microsoft Forms. Disse alternativene er enkle å ty til om du allerede har abonnement på Microsoft 365 eller Google Business. Også sosiale medier har funksjoner for arrangement. På Facebook kan du invitere og få vite hvor mange som er interessert og kommunisere med de inviterte. Så hva skal du velge?

Kjøpe et system eller bruke en gratis løsning?

Aller først bør du tenke på hvor ofte du trenger et system for å markedsføre et arrangement og håndtere deltagere. For private arrangement i hjemmet, bursdager og mindre sosiale samlinger kan de gratis variantene fungere bra. Mange små bedrifter og ideelle organisasjoner benytter Facebook til å annonsere konserter, mindre arrangment, julemarked og eventer i nærmiljøet. Og dersom du ikke trenger å vite hvor mange eller hvem som kommer, er det mer enn bra nok. Skjemavariantene til Google og Microsoft er også populære for større bedrifter, og man får en grei oversikt i regneark over deltagere. Men disse verktøyene er laget med spørreundersøkelse eller quiz som utgangspunkt og mangler en del funksjoner knyttet til håndtering av deltagere.

Hvis du jobber i en bedrift som jevnlig har interne arrangement, inviterer eksterne kunder og partnere, holder kurs eller konferanser, da bør et eget deltagersystem vurderes. Skal du selge billetter og ha billettkontroll ved inngangen, vil du ha bruk for et system. Bedrifter som har kurs, eventer og andre arrangement som sin hovedoppgave vil også trenge et system. Her må man rett å slett undersøke markedet og finne ut hva de ulike systemene kan tilby. Seriøse leverandører bør ha sikkerhet og personvern på agendaen og kan tilby tjenester som gjør at du får full kontroll på data.

Dedikert program for å organisere deltagere

Dersom du ønsker å ha full kontroll på deltagerne på et arrangement, vil et system på nett være et godt valg. I tillegg til et skjema hvor du samler inn informasjon kan du begrense antall deltagere og bruke automatisk venteliste. Du kan også lage billetter og legge til produkter med pris. Sjekk hva de ulike leverandørene tilbyr i sitt system og still krav til hva du ønsker.

Hvis du er opptatt av sikkerhet og kontroll ved gjennomføring av arrangment, vil du få nytte av funksjoner knyttet til innsjekking av deltagere. Her finnes det ulike varianter og det tilbys leie av utstyr som skannere eller apper som kan lese QR-koder ved innsjekk. Flere systemer tilbyr også gode løsninger for personvern, som automatisk sletting av deltagere som gjør at du får bedre oversikt over persondata du lagrer. Ved å gå til innkjøp av et dedikert system for påmelding til arrangement, vil deltagerhåndtering bli mer effektiv.

Hvordan velger jeg riktig leverandør?

Dersom du har flere arrangement i løpet av et år, vil det være lurt å undersøke priser hos leverandører med skybaserte løsninger. Det finnes mange systemer bare på det norske markedet. Er det viktig for deg med en norsk leverandør? Hvis ikke kan du også sjekke det utenlandske markedet. Det kan være lurt å finne ut om det tilbys opplæring og support. Er det enkelt å få tak i support om noe skulle oppstå og du trenger hjelp? Du bør være klar over at det skal mye til for at du skal få dekket alle dine behov i et system. Her kan du komme langt om leverandøren kan tilpasse løsningen eller integrere med andre systemer.

Vær tydelig på hvilke behov du har, slik at leverandøren kan svare på om det kan løses med systemet. Ved å fortelle hva du trenger, vil du fort på svar på hva leverandøren har. Til slutt vil du sitte igjen med et knippe, og til syvende og sist er det kanskje bare pris eller små detaljer som gjør at du velger den ene fremfor den andre.

Vi vil gjerne snakke med deg hvis du er på jakt etter et system for å organisere aktiviteter og håndtere deltagere. Pindena er et skybasert påmeldingssystem som løser mange komplekse oppgaver og forenkler deltagerhåndtering. Send oss en forespørsel 😀