Lang fartstid med Pindena påmeldingsystem

Vestland fylkeskommune benytter påmeldingssystemet til interne og eksterne arrangementer, og har vært en god kunde siden 2013. Mye har endret seg på disse årene, men forholdet har vært solid gjennom både sammenslåing av fylker og utviklingsprosjekter. 

For Pindena er det veldig kjekt med aktive kunder som kommer med gode innspill og kan være med å forme påmeldingssystemet. Vestland fylkeskommune er en av kundene som tørr å utfordre, men som samtidig er løsningsorienterte og gjør Pindena til et bedre system.

Tom Sølve Myklebust er seksjonsleder for digitaliseringsseksjonen i Vestland fylkeskommune, og har kjent Pindena siden han jobbet i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Han er dermed en av brukerne som har kjent oss lengst, og har sett hvordan systemet har utviklet seg. Det gjør samarbeidet ekstra hyggelig og ikke minst verdifullt.

– Gjennom mange års bruk erfarer vi hvilke funksjoner som er viktige for oss. Vi har også vokst som organisasjon, noe som har endret behovene underveis. Derfor har det vært helt avgjørende å ha en leverandør som både lytter til behovene og evner å tilpasse produktet deretter. Pindena har absolutt formet systemet og funksjonalitet ut fra våre behov, forteller Tom Sølve.

Banet vei for ny standard funksjon i Enterprise

En av behovene som meldte seg hos fylkeskommunen var muligheten for å samarbeide på tvers av avdelinger. Pindena Enterprise er laget for å holde avdelinger separat med hensyn til innsyn i deltagerdata, noe som er viktig i en stor organisasjon. Men da behovet meldte seg for at brukere kunne samarbeide om arrangement, banet det vei for mulighet til å dele en aktivitet med en hel avdeling eller bare enkelte brukere.

– Det var avgjørende å få dette på plass siden det ble for stort og uoversiktlig at alle brukere hadde tilgang på all informasjon. Dette ble også en utfordring i lys av GDPR og andre sikkerhetskrav. Likevel var det viktig for oss at arrangement måtte kunne deles mellom avdelinger. Vi har mange arrangement som vi samarbeider om gjennomføringen på tvers av seksjoner og avdelinger. Vi har også enkelte brukere som oppretter arrangement på vegne av andre organisatoriske enheter, forteller Tom Sølve.

Disse funksjonene er i dag blitt en viktig del av standard løsningen, takket være gode innspill og tett samarbeid.

Samarbeidet om nynorsk språkvask

Da ny avtale ble inngått med Pindena, var det viktig for fylkeskommunen å få mulighet til å forbedre språket i løsningen. Det var ingen tvil om at tre sandefjordinger ikke hadde mye å stille opp med mot to damer fra vestlandet. Og vi takket sporenstreks ja til nynorsk språkekspertise. Med en kvalifisert språkvask kan vi si at Pindena er vel så bra på nynorsk som på bokmål. 

– Vi har selv bidratt en del til nynorskversjonen av Pindena. Vi opplever at Pindena har vært svært imøtekommende og løsningsorienterte i etablering av nynorsk som eget språkvalg. Det er dessverre ikke alle leverandører som har like stor vilje til å imøtekomme våre forventninger knyttet til språk i løsningen, forteller Tom Sølve.

Vestland har nynorsk som standard språkvalg for alle brukere i løsningen, samtidig blir alt de publiserer på nynorsk. 

Med eget design fremstår også påmeldingen som en integrert del av nettsiden til Vestland fylkeskommune. 

Godt planlagt utrulling av programvare

Det er mange fordeler ved å ha et påmeldingssystem som er tilgjengelig for hele virksomheten. Tom Sølve har hele tiden vært opptatt av å implementere Pindena på en god måte og på riktig tidspunkt. Tilgangen til Pindena blir styrt av IT-seksjonen med SSO, slik at påloggingen er sikker og enkel. 
– Vi administrerer tilgangen gjennom gruppemedlemskap i Entra ID. Siden vi har en enterpriseløsning har i prinsippet alle lisens, men vi styrer tilgangen gjennom en egenerklæring om at brukeren har tilegnet seg forventet kunnskap og informasjon før tilgang blir gitt.

Vestland fylkeskommune har også laget salgsvilkår og oppskrifter, slik at de sikrer mest mulig korrekt oppsett av påmelding til deres arrangement. 
– Vi har laget oppskrifter for hvordan man bruker ordre-integrasjonen riktig, og det blir forventet at nye brukere ser på opplæringsvideoene i Pindena før de tar det i bruk, sier Tom Sølve.
– I tillegg til en systemeier har fylkeskommunen 6 superbrukere som har deltatt på kurs med Pindena. Disse har supportavtale og er kontaktpersoner for brukerne av systemet. 

Superbrukerne i Vestland fylkeskommune gjør en god jobb, for det er lite support, selv om det er rundt 240 brukere. Og når det først er noe, så er det gjerne mer enn en vanlig brukerfeil.
– Pindena support svarer alltid raskt, som regel samme dag. De er løsningsdyktige og tar gjerne et kjapt møte om det er behov for det. Ofte er problemene sammensatte, og det er behov for å snakke sammen for å forstå sammenhengene. Gjennom slike møter får vi snakke med de som utvikler systemet. Det er svært verdifullt for oss, sier Tom Sølve.

Integrasjon med økonomisystem letter arbeidsmengden

Selv om fylkeskommunen har mange gratis arrangement, hender det at de skal sende faktura eller ta betalt med Vipps. En av de verdifulle funksjonene fylkeskommunen har fått på plass er integrasjonen med Visma Enterprise Økonomi. Med kobling til regnskapssystemet, kan ordre som skal faktureres og ferdig betalte ordre overføres automatisk slik at både arrangøren og regnskapsavdelingen får mindre jobb. 
– For å få til dette har det vært helt avgjørende med en god dialog med Pindena og med intern økonomiseksjon. Det er viktig med god forståelse av hverandre sine fagområder og prosesser. Men når dette er kommet på plass, sparer det oss for mye arbeid. Ikke minst sikrer det at alle kunder faktisk betaler og at pengene kommer frem til rett mottaker, forklarer Tom Sølve.

Tips til anskaffelse av skybasert nettløsning

Det er mange offentlige virksomheter som har et stort antall aktiviteter gjennom året som krever påmelding. Derfor har vi spurt Tom Sølve om noen gode råd til andre offentlige virksomheter som trenger påmeldingssystem, eller for den saks skyld andre nettbaserte løsninger. 
– Tenk gjennom hvilke behov du har, og beskriv disse i anbudsprosessen. Pris er viktig, men det er ennå viktigere å velge en leverandør som ønsker å levere et produkt som passer til dine behov. Jeg vil også oppfordre til å be om estimat for utvikling av eventuelt manglende funksjonalitet fremfor å forkaste leverandører. Våre erfaringer er at det meste kan løses uten alt for store kostnader eller tidsbruk, tipser Tom Sølve.

Få oversikt med all påmelding i ett system

Vi viser deg gjerne hvordan din bedrift kan effektivisere påmelding og deltagerhåndtering. Ta kontakt for en hyggelig prat 🙂